5S - Kaizen là gì?

5S là gì?

Hoạt động 5S là các hoạt động cơ bản nhất trong số các hoạt động cải tiến.

Phương pháp để thành công hoạt động 5S

Phá vỡ quan niệm cổ hủ	Người hỗ trợ chính	Tự vui vẻ

- Để thành công 5S thì người quản lý, quản lý xưởng phải trở thành người hỗ trợ chính

- Tự bản thân phải thực hiện 1 cách vui vẻ

Kaizen là gì?

Kaizen là hệ thống cải tiến liên tục về chất lượng, công nghệ, quy trình, văn hóa, năng suất, an toàn, lãnh đạo, với phương châm hôm nay tốt hơn hôm qua, ngày mai tốt hơn hôm nay, nhiều cải tiến nhỏ với chi phí thấp được thực hiện liên tục, theo thời gian mang lại kết quả lớn.

Kaizen dựa trên nguyên tắc cải tiến nhỏ và thường xuyên năng suất, an toàn, hiểu quả, … đồng thời với việc giảm lãng phí.

Thuật ngữ Kaizen bắt nguồn từ Nhật, từ thời đệ nhị thế chiến, có ý nghĩa là cải tiến liên tục, trong đó “kai” có nghĩa là thay đổi hay hiệu chỉnh và “zen” có nghĩa là “tốt”.

Kaizen là hệ thống cho mọi người từ lãnh đạo đến các nhà quản lý và nhân viên. Mọi người được khuyến khích liên tục đề nghị các cải tiến nhỏ, không phải là hoạt động định kỳ hàng tháng hay hàng năm. Chẳng hạn như ở Toyota, hàng năm mỗi nhân viên có khoảng 60 đến 70 kiến nghị cải tiến được chia sẻ và thực hiện trong công ty.

Đề xuất cải tiến không chỉ giới hạn trong một lĩnh vực nào mà là cho mọi nơi có thể cải tiến, không chỉ ở xưởng sản xuất mà còn ở bộ phận khác như tiếp thị, kỹ thuật, thu mua… Ở đây có sự khác biệt về triết lý giữa phương Tây và Kaizen ở phương Đông, Với phương Tây, nếu không hư hỏng thì không sữa chữa, còn với Kaizen thì hãy làm tốt hơn, hãy cải tiến ngay cả khi không có hư hỏng vì nếu không cải tiến thì sẽ không cạnh tranh được.

Kaizen thiết lập tiêu chuẩn và liên tục cải tiến để đạt được tiêu chuẩn đã được thiết lập. Nhằm hỗ trợ, Kaizen cung cấp việc đào tạo, nguyên liệu, giám sát cần thiết để giúp nhân viên ngày một đạt được chuẩn mực cạo hơn và duy trì năng lực ở chuẩn mực đạt được này.

5S - Kaizen

Lợi ích của Kaizen

Kaizen khuyến khích mọi nhân viên liên tục cải tiến dù là cải tiến nhỏ, tập trung vào việc nhận dạng và giải quyết vấn đề của mình, thay đổi để đảm bảo vấn đề đã được giải quyết. Số lượng đề xuất cải tiến và tỷ lệ đề xuất được thực hiện nói lên hiệu quả của Kaizen. Chẳng hạn như, ở Toyota vào năm 1999, đã có 75000 đề xuất cải tiến, trong đó có 99% đề xuất được thực hiện.

Cải tiến liên tục và nhỏ tích lũy thành những lợi ích lớn, giúp tăng năng suất, cải tiến chất lượng, tăng sự an toàn, giảm thời gian sản xuất, giảm chi phí, tăng sự hài lòng của khách hàng. Lợi ích trên hết của Kaizen là nhân viên trong môi trường Kaizen cảm thấy công việc dễ dàng hơn, hấp dẫn hơn. Từ đó thỏa mãn với công việc, tinh thần làm việc tốt hơn, cuối cùng là văn hóa của tổ chức được cải tiến.

Khi mọi nhân viên trong tổ chức đều được thực hiện cải tiến liên tục, lợi ích mang lại là:

• Giảm lãng phí trong các lĩnh vực như tồn kho, thời gian chờ, vận chuyển vật tư, công nhân di chuyển, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng,…
• Cải tiến hiệu quả sử dụng không gian, sử dụng vốn, thông tin, năng lực sản xuất, sự trung thành của nhân viên.
• Kết quả tức thời. Thay vì đầu tư vào các dự án lớn, nhiều vốn, 5S - Kaizen tập trung đầu tư vào các giải pháp sáng tạo, liên tục giải quyết một số lớn các bài toán nhỏ. Kaizen vẫn quan trọng và áp dụng cho các dự án lớn cần thiết qua việc cải tiến các quá trình trong dự án. Sức mạnh của Kaizen ở chỗ liên tục cải tiến nhỏ các quá trình và giảm lãng phí.

Bắt đầu với Kaizen

Với hầu hết các tổ chức, Kaizen thường bắt đầu bằng thay đổi văn hóa tổ chức. Thái độ nhân viên từ lãnh đạo đến công nhân cần thay đổi. Mọi người phải thực hiện Kaizen vì ý muốn và ý thức rằng cải tiến là cần thiết cho mọi người và cho cả tổ chức, chứ không phải vì mệnh lệnh của quản lý.

Quản lý đóng vai trò quan trọng trong thực hiện Kaizen, phải thể hiện sự tham gia và chỉ đạo để làm gương cho nhân viên. Chẳng hạn như quản lý có mặt thường xuyên ở xưởng để khuyến khích công nhân cải tiến và thực hiện cải tiến ngay trong ngày chứ không phải đợi đến tuần sau hay tháng sau.

Đào tạo và thông tin cũng đóng vai trò quan trọng trong cải tiến. Nhân viên phải được huấn luyện để biết rõ công việc, từ đó đề xuất những cải tiến. Nhân viên cũng cần được huấn luyện các công cụ cải tiến như 5S - Kaizen, Kanban, cân bằng chuyền… Nhân viên phải được thông báo về những gì đã xảy ra với những đề xuất cải tiến của họ, tránh trường hợp những đề xuất này biến mất vào những hộp đen quản lý.

Các chuyên gia bên ngoài có thể giúp thực hiện cải tiến quan việc nhận dạng vấn đề với fovd nhìn bên ngoài mà nhân viên bên trong tổ chức đôi khi không thấy được.

Cản trở quan trọng cho cải tiến ở nhiều tổ chức là xem vấn đề với quan điểm tiêu cực như có vấn đề đồng nghĩa với chậm tăng lương, mất cơ hội thắng tiến, có thể bị sa thải….Kaizen xem vấn đề là cơ hội cải tiến, khuyến khích nhân viên tìm kiếm và giải quyết vấn đề.

Nhằm khuyến khích đề xuất cải tiến, cần đánh giá người quản lý qua số đề xuất cải tiến từ bộ phận của người quản lý có trách nhiệm, hay đánh giá quản lý qua sự khuyến khích cải tiến ở bộ phận của người quản lý có trách nhiệm. Quản lý nên có phương pháp giúp tạo các đề xuất và tăng số lượng đề xuất. Chẳng hạn như thiết lập nhóm cải tiến từ 5 đến 12 người để đánh giá môi trường làm việc, quá trình sản xuất, chất lượng, năng suất, độ tin cậy của thiết bị… Các nhóm cải tiến này sẽ đề xuất các cải tiến và có thể thực hiện các đề xuất này. Áp dụng các công cụ cải tiến 5S - Kaizen, Kanban, cân bằng chuyền…

Cần nhớ rằng Kaizen là hành động. Phải hành động để tạo ra các đề xuất cải tiến và hành động để thực hiện ngay đề xuất cải tiến này.

Tư vấn ISO NAPHA tự hào là đơn vị tư vấn tiên phong trong đào tạo tư vấn cải tiến năng suất chất lượng, 5S, Kaizen,…

>> Xem thêm: Các khóa học cải tiến năng suất chất lượng, 5S, Kaizen TẠI ĐÂY.

>> Xem thêm: Hướng dẫn áp dụng & triển khai 5S Kaizen trong cải tiến năng suất chất lượng TẠI ĐÂY 

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ:  Tầng 8, Cao Thắng Mall, 19 Cao Thắng, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Email: tuvannapha@gmail.com