Áp dụng Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Phân tích nguyên nhân gốc rễ Root Cause analysis (RCA) áp dụng cho hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là gì? Tại sao cần phải Phân tích nguyên nhân gốc rễ?

Định nghĩa nguyên nhân gốc rễ:

Phân tích Nguyên nhân Gốc Rễ (Root Cause Analysis (RCA) là một tập hợp các kỹ thuật phân tích và giải quyết vấn đề nhằm mục đích xác định nguyên nhân gốc rễ thực tế hoặc nguyên nhân của điểm không phù hợp. Nhu cầu cần thiết của RCA bắt nguồn từ thực tế đó là việc loại bỏ các triệu chứng của các vấn đề không đủ để giải quyết vấn đề, nó cần phải được giải quyết tại nguồn. Nếu bạn giải quyết vấn đề ở cấp độ gốc rễ, thì khi đó bạn sẽ có thể ngăn ngừa được sự tái phát của nó.

Nguyên nhân gốc rễ thực chất giống như "nguồn gốc" của một vấn đề.

Dưới đây là một ví dụ:

Một sân bóng bàn trông không sạch sẽ vì cỏ dại đang mọc lên xung quanh trong các vết nứt:

• Cắt cỏ dại chỉ làm giảm triệu chứng khi nó phát triển trở lại.

• Giết / loại bỏ gốc rễ sẽ loại bỏ được vấn đề.

Nếu có nhiều nguyên nhân gốc rễ được phát hiện sau khi phân tích, tất cả các nguyên nhân đều phải được giải quyết để các hành động khắc phục đạt được thành công. Phân tích nguyên nhân gốc rễ chỉ được xem là thành công khi vấn đề đó không tái diễn trở lại.

• Làm đầy các vết nứt sẽ ngăn không cho vấn đề tái phát.

Cách tiếp cận phổ biến nhất để giải quyết vấn đề là vội vàng tìm một hành động ngay lập tức để giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, cách tiếp cận này sẽ không giúp ích lâu dài vì chúng ta không thể tiến hành bất kỳ bước nào để tìm ra nguyên nhân tại sao vấn đề lại xảy ra hoặc các bước để ngăn cản không cho nó xảy ra lần nữa. Cách tiếp cận tốt hơn đó là chúng ta phải nghĩ đến những điều vượt ra ngoài điều hiển nhiên và tìm ra cách hiệu quả để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ dẫn đến các vấn đề này. Các phương pháp khác nhau có thể được sử dụng để xác định nguyên nhân gốc rễ thực sự, chẳng hạn như “5 whys” hoặc sơ đồ “Cause and Effects”.

Các bước phân tích nguyên nhân gốc rễ (Có thể áp dụng cho Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015)

            *   Thu thập dữ liệu

• Xác định vấn đề/ điểm không phù hợp một cách rõ ràng
• Một khi ứng cử viên cho RCA (hoặc vấn đề hoặc điểm không phù hợp) đã được xác định, thu thập đủ thông tin về nó.
• Hỏi về “Cái gì”,”Làm thế nào” và “Khi nào” liên quan đến vấn đề đó và ghi chép chúng lại.

*   Thực hiện phân tích

• Sử dụng bất kì công cụ và kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ để thực hiện phân tích.
• Sử dụng sự suy luận của bạn và chọn cách tốt nhất có thể để giải quyết vấn đề bằng một phương pháp đơn giản, hiệu quả và ít tốn kém nhất. Cần chú ý cẩn thận để loại bỏ các nguyên nhân không có khả năng xảy ra.

*   Thực hiện giải pháp

• Đề xuất và thực hiện giải pháp tốt nhất.
• Cũng nên chú ý đến việc những hành động khắc phục này sẽ không gây ra bất kỳ vấn đề không lường trước khác hoặc liên quan. Đồng thời cần kiểm tra các vấn đề thường xuyên để chúng không phải tái diễn trở lại.
• Sử dụng dữ liệu từ việc học hỏi và phân tích của RCA và sử dụng nó trong các dự án cải tiến liên tục.

Liệu chúng ta có thể thực sự loại bỏ nguyên nhân gốc rễ

Đôi khi có thể bạn sẽ không thể loại bỏ nguyên nhân gốc rễ hoàn toàn, nhưng chắc chắn một điều rằng bạn có thể ngăn ngừa sự tái phát của nó hoặc ít nhất là giảm thiểu khả năng tái phát.

Nó có ích trong trường hợp nào?

RCA có thể được sử dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào ở bất cứ tổ chức nào mà họ sử dụng dựa trên sự an toàn, dựa trên sự sản xuất, dựa trên quá trình, dựa trên sự sai lỗi và hệ thống phần mềm.

Các công cụ và kỹ thuật được sử dụng trong RCA là gì?

Phân tích nguyên nhân gốc rễ áp dụng cho hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Những công cụ và kỹ thuật phổ biến nhất được sử dụng trong RCA là:

Biểu đồ Fishbone (Ishikawa) - được sử dụng trong các dạng bài tập động não khi có rất nhiều giải pháp tồn tại.

• Biểu đồ Pareto - dùng để phân loại các vấn đề dựa trên nguyên tắc Pareto cho thấy 80% các vấn đề sẽ có 20% nguyên nhân.
• Sơ đồ “Cause and Effects”- được sử dụng để tìm ra nguyên nhân và ảnh hưởng của tất cả các nguyên nhân có thể có của vấn đề.
• 5 Whys - được sử dụng để xác định nguyên nhân gốc rễ bằng cách liên tục hỏi "tại sao?"

Trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, Phân tích nguyên nhân gốc rễ RCA có thể được sử dụng để:

• Giải quyết khiếu nại của khách hàng
• Giải quyết các sự không phù hợp từ đánh giá nội bộ hoặc bên ngoài
• Lỗi / khiếm khuyết hiện có trong một sản phẩm

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ:  Tầng 8, Cao Thắng Mall, 19 Cao Thắng, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Email: tuvannapha@gmail.com