Những yêu cầu nào của tiêu chuẩn ISO 9001:2005 thường bị doanh nghiệp bỏ qua khi đưa vào áp dụng?

Một số những yêu cầu phổ biến nhất của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thường bị bỏ qua là năng lực (Competence), thông tin dạng văn bản (Documented Information) và rủi ro (Risk).

 Năng lực (Competence)

Điều khoản 7.2.c  của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nêu rõ "Tổ chức phải thực hiện các hành động để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu lực của những hành động được thực hiện." Điều này có nghĩa rằng nếu một nhân viên được đào tạo, tổ chức phải đánh giá được việc đào tạo đó có đạt được hiệu quả hay không. Việc đánh giá có thể ở dưới mọi hình thức như quan sát công việc thực hiện, kiểm tra hoặc thông qua bảng câu hỏi. Lưu lại thông tin bằng văn bản thích hợp, chẳng hạn như một chứng chỉ hoặc lĩnh vực hình thức đào tạo, làm bằng chứng về năng lực (7,2 d). 

Nhiều tổ chức cho rằng nếu một người được đào tạo đương nhiên họ được coi là có năng lực. Sự thật là một số người mà được huấn luyện đào tạo có thể vẫn không có năng lực trong lĩnh vực mà họ đã được đào tạo. Nếu tổ chức không có hành động được thực hiện để xác nhận năng lực sau đào tạo là có rủi ro bị lỗi hoặc hiệu quả kém. 

Thông tin dạng văn bản (Documented Information)

Điều khoản 7.5.2 b của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu khi tạo lập và cập nhật thông tin dạng văn bản tổ chức phải đảm bảo sự thích hợp của định dạng và phương tiện truyền thông.  Thông tin dạng văn bản được hiểu là thông tin được kiểm soát như thủ tục, các biểu mẫu hoặc hồ sơ. Định dạng thích hợp có thể bao gồm cả ngôn ngữ. Ví dụ, nếu bạn có một nhân viên nói tiếng Tây Ban Nha thực hiện công việc đòi hỏi phải đọc một thủ tục thì yêu cầu thủ tục đó phải cung cấp sẵn bằng tiếng Tây Ba Nha. Một ví dụ của việc sử dụng phương tiện truyền thông thích hợp có thể là tài liệu kiểm soát của bạn là tất cả các bản điện tử, nhưng một số nhân viên kho hoặc sản xuất của bạn không có quyền truy cập vào máy tính để lấy các tài liệu này. Vì vậy, bạn sẽ cần phải có bản sao bằng giấy được kiểm soát sẵn có. 

Rủi ro (Risk)

Rủi ro thường bị bỏ qua đơn giản chỉ vì doanh nghiệp bạn đã quen với việc chứng nhận phiên bản cũ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và khi chuyển sang phiên bản mới ISO 9001:2015 không quen với khái niệm này. Đơn giản hơn nó được tuân thủ trong các yêu cầu liên quan đến rủi ro. Bạn cần phải xác định những rủi ro của bạn, có những hành động để giảm thiểu những rủi ro và đánh giá hiệu quả của những hành động này.

Quản lý rủi ro và tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Các công cụ để giúp bạn thực hiện đánh giá rủi ro bao gồm các ma trận khả năng tác động, FMEA (Phân tích tác động và hình thức sai lỗi) hoặc cây phân tích lỗi... Những công cụ này sẽ giúp bạn xác định những rủi ro của bạn và những người có liên quan, nhưng bạn cũng sẽ cần phải phát triển một quy trình để đảm bảo các hoạt động được thực hiện đối với những rủi ro có ảnh hưởng đáng kể và làm thế nào đánh giá được những hành động này.

Trên đây là các yêu cầu mà các doanh nghiệp cần lưu ý để không bị bỏ qua khi áp dụng phiên bản mới tiêu chuẩn ISO 9001:2015

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ:  Tầng 8, Cao Thắng Mall, 19 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ, TP. Hồ Chí Minh
Email: tuvannapha@gmail.com