5S LÀ GÌ?

Ngày đăng: 26/02/2024

3477 Lượt xem

5S là một hệ thống quản lý nhằm tối ưu hóa tổ chức và quản lý không gian làm việc trong môi trường sản xuất và dịch vụ. 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980, thế kỉ XX.

Khái niệm 5S

5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).

S1 - Sàng lọc: là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.
S2 - Sắp xếp: tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.
S3 - Sạch sẽ: thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp các tác nhân gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.
S4 - Săn sóc: là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.
S5 - Sẵn sàng: rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.

Tiêu chuẩn 5S là gì?

Lợi ích khi áp dụng chứng nhận 5S trong doanh nghiệp

- Tăng năng suất: Bằng cách tối ưu hóa không gian làm việc và loại bỏ sự lãng phí, 5S giúp tăng hiệu suất làm việc của công nhân và tổ chức.

- Giảm lãng phí: Quá trình 5S giúp giảm thiểu lãng phí tài nguyên và thời gian bằng cách loại bỏ những thứ không cần thiết và tối ưu hóa quy trình làm việc.

- Tăng sự an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng giúp giảm nguy cơ tai nạn và tăng cường an toàn lao động.

- Tăng tính tổ chức: chứng nhận 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức, dễ quản lý và dễ dàng tìm kiếm thông tin và trang thiết bị.

- Tăng Sự Hài Lòng của Khách Hàng: Bằng cách tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng, 5S có thể tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Doanh nghiệp nào cần áp dụng 5S?

5S có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, từ sản xuất đến dịch vụ, từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn.

Đối với các Doanh nghiệp có môi trường làm việc phức tạp, nhiều trang thiết bị máy móc, công cụ hoặc sản phẩm phải tuân theo quy định an toàn, đảm bảo chất lượng và môi trường thì chứng nhận 5S là điều cần thiết.

Đối với các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý môi trường làm việc, chi phí sản xuất cao, có nhiều lãng phí trong quy trình sản xuất hoặc muốn gia tăng năng suất có thể áp dụng 5S để cải thiện những điều đó.

Các bước triển khai & áp dụng 5S

Phần 1: Chuẩn bị

Ban lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S.

Tìm hiểu kinh nghiệm về hoạt động 5S.

Cam kết thực hiện 5S.

Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S.

Chỉ định người có trách nhiệm về hoạt động 5S.

Đào tạo người có trách nhiệm chính và thành viên hướng dẫn thực hiện.

Phần 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo:

Thông báo chính thức về chương trình thực hiện 5S.

Trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả mọi người.

Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể.

Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản tin,…

Tổ chức đào tạo nội bộ về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.

Phần 3: Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh.

Tổ chức “ngày tổng vệ sinh” ngay sau khi lãnh đạo thông báo thực hiện 5S.

Chia vùng, phân công nhóm phụ trách.

Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết.

Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn công ty.

Sàng lọc mọi thứ không cần thiết.

Duy trì 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm.

Phần 4: Thực hiên Seri (Sàng lọc)

Lập tiêu chuẩn loại bỏ những thứ không cần thiết.

Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh.

Những thứ không dùng nữa nhưng vẫn có giá trị cần được đánh giá lại trước khi có quyết định xử lý để tránh lãng phí.

Làm công tác sàng lọc thường xuyên tại vị trí làm việc và sàng lọc tổng thể toàn công ty tổ chức hai lần 1 năm.

Mỗi năm hai lần tổ chức một ngày Seiri và tập trung loại bỏ mọi thứ không cần thiết.

Trong suốt những ngày thực hiện hoạt động Seiri, Seiton và Seito, cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết và giảm thiểu lãng phí do tích lũy những thứ không cần thiết.

Ban lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S đi xem xét xung quanh chỗ làm việc và đưa ra những lời chỉ dẫn cần thiết.

Phần 5: Thực hiện Seri, Seiton và Seiso hằng ngày.

Thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết. Tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn.

Luôn tìm cách và thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra.

Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hằng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái đảm bảo sức khỏe.

Huy động mọi người phát huy sáng kiến cải tiến tại chỗ làm việc.

Luyện tập Seiketsu:

Khi thực hiện đúng các hoạt động Seri, Seiton, Seiso, nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Điều này được gọi là Seiketsu (Săn sóc). Để duy trì và nâng cao 5S nên sử dụng các phương pháp hiệu quả sau:

Ban lãnh đạo đánh giá hoạt động 5S

Tạo ra sự thi đua giữa các phòng ban về 5S.

Tạo ra sự thi đua giữa các công ty về 5S.

Luyện tập Shitsuke:

Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện.

Chịu khó lắng nghe.

Làm việc nhiệt tình và luôn tìm cách cải tiến.

Có tinh thần đồng đội.

Luyện tập phong cách luôn xem mình là thành viên của một tổ chức có uy tín.

Cố gắng luôn đúng giờ.

Giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp.

Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn.

Phần 6: Đánh giá định kỳ 5S.

Các hoạt động 5S cần được duy trì thường xuyên và nâng cao. Để khuyến khích duy trì và nâng cao các hoạt động này cần có các hoạt động đánh giá. Nội dung công tác đánh giá bao gồm:

- Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích hoạt động 5S.

- Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban về hoạt động 5S.

- Trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt 5S.

- Tổ chức tham quan tìm hiểu việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác.

Hiện trạng trước và sau khi doanh nghiệp khách hàng áp dụng chứng nhận 5S

Hiện trạng nhà xưởng của khách hàng trước và sau khi cải tiển theo tiêu chuẩn 5S

Hiện trạng máy móc thiết bị trước và kết quả sau khi áp dụng 5S

Mẫu chứng chỉ chứng nhận 5S

Tư vấn NAPHA chuyên tư vấn và đánh giá cấp chứng chỉ Chứng nhận doanh nghiệp đã áp dụng thực hành tốt 5S có hiệu lực trong 3 năm, với chi phí ưu đãi, thủ tục hồ sơ nhanh chóng, hỗ trợ khách hàng tận tâm.

Mẫu chứng chỉ Chứng nhận doanh nghiệp đã áp dụng thực hành tốt 5S

Các yếu tố giúp doanh nghiệp áp dụng 5S thành công