6 Bước Kaizen

6 bước chính Toyota đã dùng để dạy quy trình Kaizen cho các lãnh đạo của họ. Các phương pháp cải thiện đều ít nhiều đi theo kiểu mẫu lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động và quy trình này cũng vậy.

Kaizen trong tiếng Nhật được viết là 改善 với hai ký tự kanji mang ý nghĩa là “thay đổi” và “tiến bộ”.

Kaizen trong tiếng Nhật

Trong nội bộ Toyota, thuật ngữ hợp lý hóa thường được dùng cho những giai đoạn cải thiện cấu trúc trong ngành sản xuất thời đầu. Từ Kaizen bắt đầu xuất hiện khắp công ty trong những thập niên 1950 và 1960 như một phần cố hữu trong sự phát triển của Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System, hay TPS). Phát triển những người có khả năng phân tích các phương pháp làm việc và đưa ra cách cải thiện (ví dụ như chú trọng tính sáng tạo hơn tiền vốn) là ưu tiên hàng đầu. Sau đây là 6 bước chính Toyota đã dùng để dạy quy trình Kaizen cho các lãnh đạo của họ.

Nhìn chung , tất cả những hệ phương pháp cải thiện đều ít nhiều đi theo kiểu mẫu lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động và quy trình này cũng vậy.

6 bước Kaizen

Bước 1: Khám phá tiềm năng cải thiện

Đầu tiên chúng ta phải xác định tiềm năng và cơ hội cải tiến hiện tại. Không chỉ các quy trình chưa đạt chuẩn mới cần được cải thiện, mà ngay cả các quy trình đã đạt được tiêu chuẩn vẫn còn nhiều cơ hội để cải tiến. Chúng ta cần xem xét và nhận diện tất cả các điểm không phù hợp, lãng phí (thời gian + chi phí) để cải thiện.

Bước 2: Phân tích các phương pháp hiện hành

Quan sát, phân tích về mọi khía cạnh mà hiện tại đang có cũng như những vấn đề cá nhân, tập thể, tổ chức đang gặp phải. Không có kỹ thuật phân tích nào là hoàn hảo, chúng ta nên thực hành các phương pháp này với mục tiêu phát triển kỹ năng. Dự vào quy trình và mục đích cải thiện cụ thể sẽ quyết định phương pháp mà chúng ta sẽ dùng.

Bước 3: Tạo ra các ý tưởng độc đáo

Trí óc con người được xem là công cụ hữu hiệu nhất của những lãnh đạo thực hành Kaizen. Trong các lĩnh vực chuyên môn và kể cả không chuyên môn, chỉ cần là người tham gia thì tất cả đều có thể đưa ra ý kiến. Ý tưởng đôi khi đến từ việc nghiên cứu chuyên sâu vào vấn đề, nhưng đôi khi cũng có thể xuất hiện từ hư không.

Bước 4: Phát triển một kế hoạch thi hành

Sau khi đã chọn lựa được ý kiến đóng góp thì tiến hành đưa ra các hướng giải quyết và phương pháp để kiểm tra mức độ hiệu quả. Đối với những cải tiến đơn giản, chỉ cần thực hiện mà không cần phải tính toán quá nhiều. Ngược lại, đối với những trường hợp phức tạp, liên quan tới nhiều phòng ban thì cần thảo luận và suy nghĩ kỹ lưỡng hơn.

Bước 5: Thi hành kế hoạch

Trong bước 5, chúng ta tiến tới giai đoạn thực hiện kế hoạch và một số điểm chính cần xem xét. Thường những kế hoạch hay nhất không đi đúng như dự định ban đầu, sẽ gặp những rào cản hoặc những vấn đề khác. Việc triển khai về cơ bản là thực hiện vòng xoay Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh. Lâp kế hoạch Kaizen và thực hiện kế hoạch là những phần quan trọng của quy trình.

Bước 6: Đánh giá phương pháp mới

Việc xác thực kết quả của bất kì mục nào áp dụng Kaizen rất quan trọng. Trong Kaizen, không có khái niệm cải thiện khi chưa đo kết quả và so sánh với tình trạng trước đó. Chỉ những kết quả mang tình cải thiện mới được xem là Kaizen, và những lãnh đạo phải nổ lực hết sức để đảm bảo rằng quy trình phải chắc chắn được cải thiện, chứ không chỉ là được thay đổi. Hãy nhớ rằng Kaizen nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”, không chỉ đơn thuần là thay đổi.

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ:  Tầng 8, Cao Thắng Mall, 19 Cao Thắng, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Email: tuvannapha@gmail.com