Tư Vấn Chứng Nhận ISO 9001:2015 - Hoạch Định Và Kiểm Soát Chất Lượng

Hoạch định quá trình - Các bước hoạch định quá trình: a. Xác định quá trình b. Xác định nhu cầu khách hàng, lưu đồ quá trình c. Thiết lập đo lường quá trình d. Phân Tích quá trình e. Thiết kế quá trình

1. Xác định quá trình

Xác định quá trình là các bước thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu, phạm vi và các quá trình con của quá trình. Tư vấn chứng nhận ISO 9001:2015: Để bắt đầu, nhóm quá trình xem lại nhiệm vụ và mục tiêu quá trình xác định bởi lãnh đạo cùng các thông tin quá khứ về hoạt động của quá trình với các điểm mạnh, điểm yếu của quá trình. Các quá trình con chính của quá trình cũng được xác định. Phạm vi của quá trình được xác định với các câu hỏi quá trình bắt đầu từ đâu, kết thúc ở đâu, gồm những hoạt động nào và không gồm những hoạt động nào.

2. Xác định nhu cầu khách hàng, lưu đồ quá trình

Ở bước này, nhóm quá trình xác định khách hàng cả bên trong và bên ngoài của quá trình là những đối tượng ảnh hưởn bởi quá trình; xác định nhu cầu khách hàng và xếp thứ tự ưu tiên các nhu cầu này.

Một lưu đồ quá trình sơ phát được chuẩn bị để xác định các hoạt động quan trọng, các khách hàng và nhà cung cấp quan trọng cũng như vai trò của họ trong quá trình. Lưu đồ quá trình giúp tạo sự hiểu biết giữa chủ nhiệm quá trình và các thành viên trong nhóm quá trình về quá trình thực sự hoạt động như thế nào. Nhằm xây dựng lưu đồ quá trình, điều phối viên sẽ mô tả về một bước quá trình, hỏi về chuỗi hoạt động của quá trình và xây dựng quá trình với hỗ trợ của một số công cụ.

Tư vấn chứng nhận ISO 9001:2015

3. Thiết lập đo lường quá trình

Đo lường quá trình là bước đầu cần thiết để xem quá trình vận hành như thế nào để chuẩn bị cho các hoạt động phân tích và cải tiến quá trình. Đo lường quá trình sau đó giúp kiểm soát quá trình và định kỳ phân tích năng lực quá trình. Đo lường quá trình nên định hướng theo các chỉ số kinh doanh của tổ chức như thu nhập, chi phí, lợi nhuận…

Quyết định thu thập cái gì để đo lường quá trình dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu của quá trình cũng như nhu cầu khách hàng của quá trình đã xác định. Đo lường quá trình bao gồm:

1. Hiệu quả kỹ thuật của quá trình
2. Hiệu quả kinh tế của quá trình
3. Tình thích nghi của quá trình

Quá trình có hiệu quả kỹ thuật là quá trình thỏa mãn nhu cầu khách hàng qua cung cấp các đặc tính mong muốn cho khách hàng và không lỗi… Các chỉ số đo lường hiệu quả kỹ thuật của quá trình như mức hư hỏng, độ chính xác, mức phục vụ, thời gian đáp ứng… Quá trình có hiệu quả kinh tế là quá trình thỏa mãn nhu cầu khách hàng với chi phí cực tiểu, có tính cạnh tranh. Các chỉ số đo lường hiệu quả kinh tế của quá trình như chi phí cho mỗi chuyển dịch, thời gian cho mỗi hoạt động, năng suất, thời gian sản xuất,…Quá trình thích nghi là quá trình đáp ứng tích cực với những thay đổi từ bên trong hay bên ngoài một cách hiệu quả cả về mặt kỹ thuật và kinh tế.

4. Phân Tích quá trình

Phân tích quá trình nhằm xác định các cơ hội cải tiến quá trình, xác định nguyên nhân của các vấn đề xảy ra trong quá trình.

Tư vấn chứng nhận ISO 9001:2015 - Dữ kiện quá trình được đánh giá cả về hiệu quả kỹ thuật lẫn hiệu quả kinh tế của quá trình, các vấn đề được nhận dạng bởi các công cụ như phân tích Pareto, lưu đồ quá trình,..

Nhóm quá trình từ lưu đồ quá trình sơ phát xây dựng lưu đồ chi tiết với 4 loại hoạt động của quá trình với các ký hiệu tương ứng:

1. Công việc ký hiệu hình chữ nhật
2. Kiểm tra ra quyết định rẽ nhánh với ký hiệu hình thoi
3. Văn kiện hay dữ liệu với ký hiệu hình thang
4. Vòng tái chế với chuỗi công việc ký hiệu bởi chuỗi hình chữ nhật

Nhằm phát hiện các cơ hội cải tiến quá trình, các câu hỏi được đặt ra cho mỗi hoạt động quá trình như sau. Phân tích các bước kiểm tra:

1. Đây có phải thực sự là một hoạt động kiểm tra hoàn chỉnh?
2. Đây có phải là một hoạt động kiểm tra thừa?

Phân tích vòng tái chế:

1. Có thực sự cần vòng tái chế này không nếu không có hư hỏng?
2. Nguồn lực cần cho tái chế có cao không?
3. Vòng tái chế có ngăn cản vấn đề lại xuất hiện không?

Phân tích công việc:

1. Công việc này là dư thừa?
2. Giá trị của công việc theo chi phí?
3. Chống sai sót xảy ra cho công việc này như thế nào?

Phân tích tư liệu vào dự kiện:

1. Thông tin này là cần thiết?
2. Thông tin này được cập nhật?
3. Thông tin này lấy từ 1 nguồn?
4. Sử dụng thông tin này như thế nào?

    Tư vấn chứng nhận ISO 9001:2015 - Một công cụ thường dùng để cải tiến quá trình là kỹ thuật mô phỏng, giúp trả lời câu hỏi chuyện gì xảy ra nếu?

    Quá trình được giả lập và phân tích các tình huống trên mô hình mô phỏng trước khi đưa vào vận hành trên thế giới thực. Một cách khác là sử dụng những quá trình sẵn có và tương tự ở các tổ chức khác để cung cấp những ý tưởng có thể kiểm tra trong thực tế để thiết kế hay tái thiết kế quá trình.

    Kết thúc bước phân tích, nhóm quá trình hiểu rõ quá trình hiện hữu, xác định rõ các vấn đề và nguyên nhân thực sự của vấn đề, đã có những ý tưởng ban đầu về cải tiến quá trình và sẵn sang chuyển sang bước thiết kế quá trình mới hay tái thiết kế hay cải tiến quá trình hiện hữu.

 

 

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ:  Tầng 8, Cao Thắng Mall, 19 Cao Thắng, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Email: tuvannapha@gmail.com