Tư Vấn ISO 9001:2015: Quản Lý Theo Quá Trình Là Gì?

Ngày đăng: 24/08/2018

1902 Lượt xem

Quản lý quá trình là hoạch định, kiểm soát và cải tiến các quá trình quan trọng trong một tổ chức bằng các nhóm quá trình thường trực. Quản lý quá trình có các đặc điểm:

Có hai hình thức tổ chức cơ bản:

Tổ chức theo chức năng
Tổ chức theo quá trình

Tổ chức theo chức năng là hình thức tổ chức kinh điển, tổ chức theo quá trình là hình thức tổ chức hiện đại, ngày càng tỏ ra có ưu điểm hơn và là một trong các tiêu chuẩn đánh giá của các giải thưởng chất lượng.

Quản lý theo chức năng

Hầu hết các tổ chức sản xuất và dịch vụ được tổ chức theo hình thức kinh điển là tổ chức theo chức năng với các bộ chức phận năng như kỹ thuật, sản xuất, tiếp thị, dịch vụ, hỗ trợ, tài chính, tư vấn,… Tổ chức theo chức năng tổ chức từ trên xuống và phân cấp theo hang dọc. Các bộ phận chức năng có mục tiêu riêng của bộ phận, định hướng theo mục tiêu chung của tổ chức. Tuy nhiên, quản lý bộ phận chức năng sẽ ưu tiên và tập trung cho mục tiêu riêng của bộ phận có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến mục tiêu chung của tổ chức thường được hoàn thành bởi các quá trình liên chức năng.

Tư Vấn ISO 9001: 2015 – Quản Lý Theo Quá Trình Là Gì? Tại Sao Phải Quản Lý Theo Quá Trình?

Quản lý theo quá trình

Quá trình là một tập các hoạt động chuyển đổi đầu vào thành một kết quả ra mong muốn nhằm đạt được một mục tiêu xác định như quá trình sản xuất, quá trình thiết kế sản phẩm, quá trình phân phối, quá trình tuyển dụng, quá trình mua hàng,…. phương pháp tiếp cận của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 cũng là theo quá trình.

Mục tiêu của tổ chức thường được hoàn thành bởi các quá trình lớn, phức tạp, với sự tham gia của nhiều bộ phận chức năng hay gọi là quá trình liên chức năng. Ở một tổ chức, một quá trình quan trọng là tập hợp các hoạt động chức năng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng bên ngoài và đạt được mục tiêu của tổ chức.

Các hoạt động của quá trình tích hợp con người, máy móc, nguyên vật liệu, thông tin và năng lượng lại với nhau. Quản lý các bộ phận chức năng thường chỉ chịu trách nhiệm cho các hoạt động thuộc chức năng của mình, chứ không ai chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình. Vấn đề thường xảy ra khi có giao tiếp giữa các bộ phận chức năng khi vận hành quá trình. Nhằm cải tiến vận hành quá trình lien chức năng, một hình thức quản lý mới là quản lý theo quá trình.

Định hướng nhu cầu khách hàng hơn là nhu cầu các bộ phận chức năng
Tập trung vào một số quá trình liên chức năng quan trọng.
Chủ quá trình có trách nhiệm với quá trình.
Nhóm vận hành quá trình là nhóm thường trực từ nhiều bộ phận chức năng.
Áp dụng hoạch định, kiểm soát và cải tiến chất lượng quá trình.

Quản lý quá trình thay đổi hình thức tổ chức theo chiều dọc quản lý theo chức năng, thành hình thức tổ chức theo chiều ngang với các quá trình, bao gồm nhiều chức năng liên quan, đòi hỏi cái nhìn hệ thống để có thể hiểu được quan hệ phụ thuộc giữa các bô phận chức năng.

Lộ trình quản lý quá trình

Lộ trình quản lý quá trình bao gồm các bước sau: