Cách lập ngân sách cho một dự án triển khai tư vấn ISO 9001:2015

Tóm tắt

Xem xét chi phí của sự kém hiệu quả và những thách thức ngày càng tăng để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các tiêu chí cụ thể và đạt được sự hài lòng của khách hàng, ngày càng nhiều công ty đang tìm cách tăng mức chất lượng của họ. Để tiếp cận việc cải tiến chất lượng một cách có hệ thống và đạt được kết quả lâu dài, cách tốt nhất là thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và ISO 9001 cung cấp một khuôn khổ đã được thị trường và khách hàng thừa nhận trong vài năm.

Bài viết này sẽ thảo luận về chi phí thực hiện và duy trì ISO 9001, cũng như các phương pháp hay nhất để tư vấn lập ngân sách cho dự án ISO 9001, cách mỗi bước trong quá trình thực hiện ảnh hưởng đến ngân sách như thế nào và bạn có những lựa chọn nào để thực hiện tiêu chuẩn - cùng với các mẹo để cải thiện việc lập kế hoạch ngân sách cho một dự án tư vấn ISO 9001:2015.

Giới thiệu

Trong những năm qua, ISO 9001 khuôn khổ toàn cầu hàng đầu để thực hiện Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS), đã tự khẳng định mình là công cụ hệ thống quản lý hàng đầu để đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các tiêu chí cụ thể và sự hài lòng của khách hàng một cách có hệ thống, hiệu quả về chi phí.

Tuy nhiên, những lợi ích này của hệ thống quản lý đi kèm với cái giá phải trả, về thời gian, giờ công và nguồn lực của tổ chức, và tổ chức của bạn càng biết rõ về những chi phí cho một dự án tư vấn ISO 9001 (nguồn, giá trị và thời điểm cần đến) thì càng có cơ hội thực hiện thành công và hoạt động hiệu quả với chi phí tối thiểu.

Mục tiêu của bài viết này là trình bày một số khía cạnh mà một tổ chức nên xem xét khi chuẩn bị ngân sách dự án thực hiện tư vấn ISO 9001, để giúp xác định cách tiếp cận triển khai phù hợp nhất, xem xét nguồn lực sẵn có và ba phương án thực hiện được gọi là “Tự làm”, “Thuê một nhà tư vấn ISO 9001,”và“ Tự làm với sự hỗ trợ từ bên ngoài ”.

1. Lợi ích của việc sử dụng các phương pháp lập ngân sách trong dự án triển khai tư vấn ISO 9001

Trong một dự án triển khai tư vấn ISO 9001, bạn sẽ phải đối mặt với hai loại chi phí chính mà khả năng dự báo chi phí là hữu ích:

• Các chi phí ban đầu liên quan đến việc thực hiện QMS, trong đó các phương pháp lập ngân sách có thể giúp bạn lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ của dự án, bằng cách xác định các rủi ro và cơ hội liên quan đến chi phí dự án trước khi chúng xảy ra, để chúng có thể được xử lý thích hợp để tối đa hóa cơ hội thành công của dự án.
• Chi phí thường xuyên liên quan đến vận hành QMS, trong đó các phương pháp lập ngân sách được áp dụng cho dự án có thể hỗ trợ quá trình lập ngân sách của tổ chức, bằng cách phát triển dự báo về chi phí vận hành và bảo trì của ISMS sau khi thực hiện / chứng nhận, do đó quy trình mới có thể được tích hợp tốt hơn vào kinh doanh.

2. Tác động của các bước của dự án thực hiện tư vấn ISO 9001 trong việc lập kế hoạch ngân sách

Đây là các bước mà một tổ chức cần để thực hiện tư vấn ISO 9001 và ảnh hưởng của chúng đến ngân sách dự án:

Các bước thực hiện tư vấn ISO 9001

3. Các loại chi phí trong dự án thực hiện tư vấn ISO 9001

Xem xét phần trước, có thể xác định các chi phí sau đây cần được tính đến khi lập kế hoạch hoặc đánh giá ngân sách dự án:

Chi phí nhân sự: Chi phí liên quan đến công việc của những người nội bộ liên quan đến dự án (toàn thời gian hoặc thỉnh thoảng), xem xét số giờ làm việc bắt buộc và mức giá theo giờ.

Chi phí cơ sở vật chất: Chi phí liên quan đến thiết bị, công cụ, phương tiện, tài liệu, phần mềm, và những thứ tương tự cần thiết để thực hiện công việc, xem xét các điều kiện thuê, thuê, mua và giá cả vật phẩm.

Chi phí cho nhà cung cấp: Chi phí liên quan đến các nhà thầu thông thường của tổ chức (ví dụ: nhà cung cấp, dịch vụ vận tải và những người khác đã làm việc với tổ chức trước khi dự án bắt đầu) sẽ tham gia vào dự án, xem xét số giờ làm việc bắt buộc và tình hình hợp đồng.

Chi phí dịch vụ: Chi phí liên quan đến các dịch vụ đào tạo bên ngoài, tư vấn ISO 9001 và chứng nhận cần thiết để hỗ trợ dự án, xem xét lợi ích của việc nhận hỗ trợ bên ngoài, giá dịch vụ và tần suất sử dụng. Lưu ý rằng một số chi phí này có thể trở thành vĩnh viễn (ví dụ: dịch vụ chứng nhận và các khóa đào tạo cụ thể về quản lý chất lượng và các vấn đề pháp lý).

Tùy thuộc vào giải pháp triển khai được áp dụng, một số nguồn chi phí có thể trở thành nguồn tiết kiệm, như sẽ được trình bày trong phần tiếp theo.

4. Tác động của các phương án thực hiện trong lập kế hoạch ngân sách

Các lựa chọn thay thế khả thi mà một tổ chức có để thực hiện một dự án tư vấn ISO 9001, như đã nêu ở phần đầu của bài báo này, là:

• Tự mình: bạn chỉ sử dụng kiến thức và năng lực của chính nhân viên của bạn.
• Thuê chuyên gia tư vấn ISO 9001: bạn thuê một chuyên gia từ bên ngoài có kinh nghiệm về việc thực hiện tiêu chuẩn.
• Tự mình thực hiện với sự hỗ trợ từ bên ngoài: nhân viên của bạn đang thực hiện việc triển khai, nhưng họ nhận được tài nguyên (ví dụ: mẫu tài liệu, danh sách kiểm tra, v.v.) và hỗ trợ (ví dụ: định hướng về các vấn đề cụ thể) từ bên ngoài.

Tất cả những lựa chọn này về cơ bản là sự đánh đổi tương đối giữa chi phí (tiền và nhân lực), thời gian, rủi ro và cơ hội:

Phân tích kế hoạc tư vấn ISO 9001:2015

Điều quan trọng ở đây là, nếu bạn nhận ra tiết kiệm được chi phí, thì những khoản tiết kiệm này đang được “trả giá” bằng cách tăng thêm thứ khác (thời gian hoặc rủi ro).

5. Mẹo để cải thiện việc lập kế hoạch ngân sách triển khai tư vấn ISO 9001

Khi bạn làm việc xây dựng hoặc đánh giá ngân sách, các câu hỏi sau, bao gồm các loại chi phí chính, nên được xem xét cho đầu vào ngân sách:

Nguồn nhân lực

• Những người trong nhóm của tôi có kiến thức về quản lý dự án không?
• Những người trong nhóm của tôi có kinh nghiệm trong các dự án tương tự không?
• Có những người nào trong nhóm của tôi có thể chịu trách nhiệm về QMS sau khi thực hiện không?
• Cần bao nhiêu thời gian cho các vấn đề an toàn thông tin, trong và sau tư vấn ISO 9001, và người chịu trách nhiệm sẽ yêu cầu bao nhiêu thời gian?
• Thay vì một nhà tư vấn ISO 9001 cho dự án, tôi có nên thuê một chuyên gia bảo mật để chăm sóc dự án và vận hành QMS không?

Nguồn nguyên liệu

• Các dự án trước đây trong tổ chức của tôi có thể cung cấp thông tin chi tiết về việc phát triển các tài liệu QMS (ví dụ: các chính sách và thủ tục)?
• Sách, video và tạp chí về quản lý chất lượng có thể cung cấp tài liệu tham khảo tốt cho nhóm dự án và nhân viên của tôi không?

Lưu ý: Ít nhất bạn nên cân nhắc mua tiêu chuẩn ISO 9001.

Tài nguyên dịch vụ

• Nhóm dự án của tôi có thể thực hiện các khóa đào tạo về hệ thống chất lượng nào (ví dụ: cơ sở, đánh giá viên nội bộ, v.v.) nếu họ có đủ kiến thức và do đó tiết kiệm chi phí đào tạo bên ngoài?
• Với sự đào tạo thích hợp của nhân viên của tôi, chúng tôi có thể chỉ ký hợp đồng hỗ trợ bên ngoài để giải quyết các vấn đề chất lượng phức tạp hơn, và do đó tiết kiệm chi phí tự giải quyết các vấn đề chung?

6. Xác minh đề cương ngân sách

Khi đánh giá ngân sách, một trong những điều quan trọng nhất bạn phải làm là đảm bảo chất lượng của dữ liệu được sử dụng để chuẩn bị ngân sách. Ngân sách là một con số ước tính, và bạn càng tìm được ít thông tin để hỗ trợ ngân sách, thì bạn càng lo lắng.

Tuy nhiên, có những mức độ lo lắng về những gì bạn biết. Trong một số trường hợp, việc thiếu thông tin chỉ là do giai đoạn hiện tại của dự án tư vấn ISO 9001 gây ra - ví dụ: khi bắt đầu dự án hoặc ngay sau khi có yêu cầu thay đổi. Làm thế nào bạn có thể ước tính chi phí mà không có phạm vi được xác định rõ? Làm thế nào bạn có thể biết việc triển khai QMS sẽ tốn bao nhiêu chi phí nếu không có thông tin do đánh giá rủi ro cung cấp? Làm thế nào để bạn biết một yêu cầu thay đổi sẽ có giá bao nhiêu mà không cần phân tích phạm vi?

Trong trường hợp này, thay vì cố gắng đưa ra một giá trị chính xác, bạn nên xem xét nó có thể nằm trong phạm vi nào và bạn có thể sử dụng bảng sau để hướng dẫn bạn:

Mức độ tin cậy của thông tin được sử dụng để lập kế hoạch ngân sách tư vấn ISO 9001

Ví dụ: nếu bạn nhận được giá trị ngân sách là 20.000 đô la chỉ dựa trên số liệu thống kê của ngành, bạn có thể mong đợi rằng chi phí cuối cùng của dự án sẽ từ 15.000 đến 35.000 đô la.

Thông tin này sẽ không giải quyết được vấn đề về độ tin cậy ngân sách của bạn, nhưng ít nhất nó sẽ cung cấp cho bạn một số nhận thức về những gì cần phải làm để đưa ngân sách trở lại đúng hướng.

Phần kết luận

Tất cả nỗ lực đã bỏ ra để đáp ứng thời hạn tư vấn ISO 9001 và nhu cầu của người dùng có thể trở nên vô ích nếu chi phí vượt quá giá trị gia tăng. Tình hình này làm cho ngân sách tư vấn ISO 9001 trở thành một thành phần quan trọng để tạo điều kiện cho việc tạo ra và bảo tồn giá trị.

Bằng cách buộc những người liên quan phải nhìn trước, lập kế hoạch và phối hợp các nỗ lực, việc lập kế hoạch ngân sách có thể giúp xác định các rủi ro và cơ hội có thể được xử lý để giữ cho dự án trong tầm kiểm soát. Tuy nhiên, ngay cả ngân sách được lập kế hoạch tốt nhất cũng sẽ chỉ tốt và đáng tin cậy như thông tin bạn xem xét.

Thông tin được trình bày trong bài báo này, liên quan đến dự án thực hiện ISO 9001, có thể giúp tổ chức hiểu rõ hơn về các khoản đầu tư bắt buộc và chi phí tiềm năng, cải thiện khả năng phân bổ nhân sự, kỹ thuật và các nguồn lực khác tốt hơn, cải thiện đáng kể cơ hội thành công trong một dự án.

 

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ:  Tầng 8, Cao Thắng Mall, 19 Cao Thắng, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Email: tuvannapha@gmail.com