Giải Quyết Vấn Đề Theo Phong Cách Toyota - Thành quả công việc sẽ thay đổi áp dụng tư vấn ISO 9001:2015

Dù nhìn sơ qua có thể thấy vẫn ổn, nhưng thực tế ở bất kì vị trí làm việc nào cũng luôn tồn tại vấn đề. Kỹ năng phát hiện được vấn đề đó sẽ giúp công việc tiến triển vượt bậc qua áp dụng tư vấn ISO 9001:2015.

"KHÔNG CÓ VẤN ĐỀ" LÀ VẤN ĐỀ RẤT LỚN

Không kẻ nào khốn khó bằng kẻ không có vấn đề

Trên thế giới này có vô vàn phương pháp giải quyết vấn đề.

Ngày nay, những phương pháp giải quyết vấn đề được đề xuất bởi các công ty tư vấn ISO 9001 hay thuộc sở hữu nước ngoài như Boston Consulting hoặc Mckinsey & Company đang rất được các nhà kinh doanh Nhật Bản chú ý.

Tuy nhiên, Toyota ngay từ khi thành lập đã tiến hành Kaizen dựa trên kỹ năng giải quyết vấn đề theo đường lối riêng của mình. Đến nay kỹ năng giải quyết vấn đề theo phong các Toyota đã phát triển đến mức được rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài học hỏi.

Thật không quá khi nói rằng giải quyết vấn đề là văn hóa nền tảng của Toyota. Ông Taiichi Ohno, nguyên phó giám đốc của Toyota, người gắn bó và hiểu rõ về Kaizen, đã từng nói: "Không kẻ nào khốn khó bằng kẻ không có vấn đề".

Nói một cách khác, "Không có vấn đề chính là vấn đề lớn nhất".

Câu này khuyến khích lặp đi lặp lại việc Kaizen thông qua giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, ở nhiều công ty khác thì kỹ năng này thường bị né tránh, thậm chí bỏ qua tư vấn ISO 9001, "Tuy có vấn đề nhưng không dám đối mặt".

Chuyên gia đào tạo giải quyết vấn đề, ông Tatsumi Oshika đã từng chia sẻ:

"Trong quá trình đào tạo, giải quyết vấn đề, kỹ năng đầu tiên học viên cần nắm là học cách nhìn ra vấn đề như một vấn đề. Ví dụ, có một công ty không đạt được doanh thu đã đề ra. Khi được hỏi 'Anh có nắm bắt được công việc của nhận viên kinh doanh không?' Vị quản lý dõng dạc trả lời 'Tình hình đã được viết đầy đủ trong báo cáo hàng ngày rồi, không có vấn đề gì cả'. Tuy nhiên, khi tìm hiểu sâu hơn, có một bộ phận nhân viên kinh doanh không viết báo cáo ngày. Như thế người quản lý không những không nắm bắt được công việc của những nhân viên phụ trách kinh doanh đã viết trong báo cáo ngày, mà còn không nhận ra được vấn đề có người không viết báo cáo. Khi những vấn đề chưa được nhận thức là vấn đề thì việc không đạt được doanh thu cũng là điều đương nhiên".

Tư vấn ISO 9001:2015

Tại công xưởng sản xuất, nếu một sản phẩm lỗi hoặc sai sót xảy ra, sản phẩm đó sẽ được đánh dấu "sản phẩm lỗi", hiển hiện ngay trước mắt.Như thế, vấn đề sẽ dễ dàng được phát hiện. Tuy nhiên, trong công việc văn phòng, công việc kinh doanh thường khó biểu thị vấn đề theo cách rõ ràng hơn.

Ví dụ, hiệu suất và tính sản xuất của công việc văn phòng thường khó biểu thị bằng số liệu. Ngoài ra, trong những nghành nghề kinh doanh/dịch vụ, sẽ khó nắm bắt được vấn đề khi để xảy ra phàn nàn của khách hàng hay giảm doanh số. Đa số khách hàng sẽ không truyền đạt tới người cung cấp dịch vụ những bất mãn, thay vào đó họ quyết định không sử dụng dịch vụ nữa.

Càng là những người làm việc tại những vị trí khó "định hình vấn đề" như thế này, kỹ năng "Nhận thức chính xác vấn đề" càng trở nên vô cùng cần thiết.

Hãy vẽ một vòng tròn và đứng vào đó cho tôi!

Trong bất kỳ công việc nào, từ lớn đến nhỏ, luôn luôn ẩn chứa vấn đề.

Năng lực phát hiện vấn đề là một trong những năng lực được Toyota quan tâm tạo điều kiện để mọi nhân viên có cơ hội luyện tập ngay tại công xưởng.

Những sempai (nhân viên đi trước) có lúc còn chỉ thị cho đàn em "Hãy vẽ một vòng tròn và đứng vào đó quan sát những chuyển động xung quanh!". Khi đứng yên ở một vị trí, không cử động và kiên trì nhìn khắp công xưởng. chúng ta có thể phát hiện ra những công việc lãng phí, những thao tác lãng phí mà bình thường khó có thể nhìn ra.

Những nhân viên mới thường không để ý những nơi nào phát sinh lãng phí, nhưng sẽ dần luyện được con mắt phát hiện lãng phí nhờ gợi ý và áp dụng tư vấn ISO 9001 cùng chỉ dẫn của người đi trước.

Chuyên gia đào tạo giải quyết vấn đề, ông Oshika có nói rằng "Điều quan trọng là phải luôn luôn nghi vấn và suy nghĩ rằng 'công việc hiện tại chưa phải là tốt nhất'."

"Có thể thoải mái hơn được không? Có thể giảm công đoạn hơn được không? Có thể giảm chi phí hơn được không? Có giảm lãng phí hơn được không?" Thường xuyên sử dụng cụm từ "có....hơn được không?" là cách làm mà Toyota dùng đề khơi nguồn cho quá trình tìm kiếm và giải quyết vấn đề.

Lặp đi lặp lại một công việc trong suốt một khoảng thời gian dài thì trong quá trình thực hiện công việc có xuất hiện vấn đề cũng không phải chuyện lạ. Để nâng cao năng lực giải quyết vấn đề, suy nghĩ "không có công việc nào không có vấn đề" là điều đầu tiên cần lưu tâm tới.

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ:  Tầng 8, Cao Thắng Mall, 19 Cao Thắng, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Email: tuvannapha@gmail.com