Sự khác nhau giữa tài liệu và hồ sơ là gì là câu hỏi thường gặp trong tư vấn ISO 9001:2015

Sự khác nhau giữa tài liệu và hồ sơ là gì là câu hỏi thường gặp trong tư vấn ISO 9001:2015

Nói một cách chính xác, tài liệu của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng bao gồm tài liệu, hồ sơ và tài liệu không được kiểm soát, tất cả chúng đều khác nhau. Các mối quan hệ là rất quan trọng để giúp hiểu đầy đủ về phạm vi kiểm soát tài liệu và vai trò của bạn trong đó.

Document/ Tài liệu

Chúng ta biết rằng từ "tài liệu" xuất phát từ tiếng Latinh "Documentum", có nghĩa là bài học hoặc hướng dẫn. Theo truyền thống, từ “tài liệu” dùng để chỉ một dạng văn bản trên giấy được ghi lại hoặc được làm bằng chứng về một quyết định kinh doanh, tương tác hoặc nguyện vọng. Trong những năm qua, nhiều nhà văn và nhà nghiên cứu đã đưa ra quan điểm của họ về tài liệu là gì và cái nào không là tài liệu. Ý nghĩa của tài liệu đã phát triển theo thời gian. Tuy nhiên, sự đồng thuận về những gì là tài liệu vẫn còn khó nắm bắt.

Ví dụ, một số người viết khẳng định rằng bất kỳ đối tượng nào có tính cố định, tính trọng yếu và tính cố ý làm bằng chứng đều có thể được coi là “tài liệu” nếu ta có thể biết được bằng cách quan sát nó. Tất nhiên, suy nghĩ đặc biệt này đã dẫn đến một lập luận hài hước rằng một con linh dương đang chạy ở vùng đồng bằng châu Phi có thể được coi là một tài liệu nếu nó được bắt và đưa vào quan sát khoa học.

Bỏ chuyện đùa sang một bên, khi máy tính bắt đầu tiến vào nơi làm việc, định nghĩa về tài liệu cần được mở rộng ra ngoài giấy tờ truyền thống. Theo đó, tài liệu điện tử (theo định nghĩa là bất cứ thứ gì có thể được đặt tên tệp và lưu giữ trên phương tiện điện tử) đã được thêm vào danh sách tài liệu. Tương tự, với việc sử dụng ngày càng nhiều tài liệu nghe nhìn cho mục đích công việc, ý nghĩa của tài liệu đã được mở rộng hơn nữa để bao gồm hình ảnh kỹ thuật số, bản ghi âm giọng nói và video.

Giờ đây, tài liệu được hiểu là bất cứ thứ gì được sử dụng để chỉ đạo thực hiện công việc, đưa ra quyết định hoặc thực hiện phán quyết ảnh hưởng đến sự an toàn hoặc chất lượng của hàng hóa và dịch vụ.

Các tài liệu, không giống như hồ sơ, mang tính hướng dẫn và dẫn dắt các quyết định kinh doanh và kỹ thuật của tổ chức. Tài liệu cho bạn biết phải làm gì. Hồ sơ cho biết những gì đã được thực hiện. Các ví dụ phổ biến của tài liệu là các chính sách và sổ tay đảm bảo chất lượng, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), hướng dẫn công việc, bản vẽ kỹ thuật, mô tả quy trình và thông số kỹ thuật của sản phẩm.

Việc sử dụng sai chứng từ để kinh doanh sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm và có thể gây hậu quả xấu đến hiệu quả sản xuất, thậm chí là an toàn sức khỏe của người lao động và người tiêu dùng. Vì lý do tương tự, bạn không thể mong đợi khách hàng của bạn chấp nhận một sản phẩm được sản xuất dựa trên thông số kỹ thuật lỗi thời.

Vì vậy, tất cả các tài liệu cần phải được cập nhật và kiểm soát chặt chẽ trong suốt quá trình làm việc của họ. Mọi thay đổi được thực hiện phải được người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt trước khi nội dung mới có thể được sử dụng. Đây là lý do tại sao tài liệu còn được gọi là "tài liệu được kiểm soát". Các tài liệu được kiểm soát có số nhận dạng duy nhất, tiêu đề, ngày viết hoặc phê duyệt và tên của những người chịu trách nhiệm xem xét và ký tên. Họ cũng thường có chữ ký, con dấu hoặc văn bản đặc biệt trên trang bìa của họ để phân biệt rõ ràng với hồ sơ hoặc tài liệu không được kiểm soát.

Nhưng làm thế nào để bạn biết liệu "tài liệu" có cần kiểm soát ngay từ đầu hay không? Nguyên tắc chung khi chúng tôi tư vấn ISO 9001:2015 rất đơn giản: một tài liệu cần được kiểm soát nếu việc sử dụng phiên bản sai sẽ gây ra vấn đề về chất lượng, an toàn hoặc tuân thủ. Điều này đặt chức năng kiểm soát tài liệu vào vị trí trung tâm của việc đảm bảo chất lượng trong nhiều tổ chức.

Tư vấn ISO 9001:2015 - Sự khác nhau giữa tài liệu và hồ sơ là gì

Cuối cùng khi chúng tôi tư vấn ISO 9001:2015, điều quan trọng cần lưu ý là các tài liệu được xác định theo mục đích của chúng chứ không chỉ bởi phương tiện lưu trữ của chúng. Chúng có thể ở nhiều dạng khác nhau bao gồm tài liệu vật lý viết tay, tài liệu điện tử, ảnh, vi phim, bản ghi âm, băng video, CD và DVD, chương trình máy tính hoặc thậm chí là các mẫu vật lý. Trong một số ngành, mô hình sản phẩm, mẫu đất và đá được coi là tài liệu vì chúng định hình cho người dùng thấy một sản phẩm hoặc mẫu tốt phải như thế nào. Những tài liệu này sẽ phải được xử lý giống như bất kỳ tài liệu nào khác nếu chúng được sử dụng để ra quyết định.

Records/ Hồ sơ

Hồ sơ thường được hiểu là bằng chứng về hoạt động kinh doanh hoặc quyết định đã xảy ra trong quá khứ. Chúng cho biết một quá trình hoặc một hoạt động có diễn ra như dự kiến hay không. Về bản chất, hồ sơ là ký ức ‘tĩnh’ của tổ chức và cần được giữ nguyên để tham khảo trong tương lai.

Ví dụ về hồ sơ là thư, hóa đơn, biên nhận, báo cáo, hợp đồng đã hoàn thành, kết quả kiểm tra và nhật ký bảo trì hàng ngày đã hoàn thành.

Bạn có thể thấy rằng hồ sơ có bản chất lịch sử và do đó, không có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn hoặc chất lượng của các hoạt động trong tương lai của tổ chức. Vì chúng thường không yêu cầu bảo trì hoặc cập nhật liên tục như việc kiểm soát tài liệu. Do đó, nhiều tổ chức giữ các hệ thống và quy trình riêng biệt để lưu trữ và quản lý hồ sơ.

Tuy nhiên khi tư vấn ISO 9001:2015 chúng tôi nhận thấy sự phân biệt giữa tài liệu và hồ sơ đôi khi có thể bị nhầm lẫn.

Ví dụ, biểu mẫu kiểm soát chất lượng tiêu chuẩn là một tài liệu được kiểm soát. Tại sao? Vì bạn muốn hướng dẫn bộ kiểm soát chất lượng cách thu thập dữ liệu chất lượng nhất quán. Nhưng thời điểm biểu mẫu được điền vào, nó sẽ trở thành hồ sơ và nó sẽ phải được chuyển đến vùng lưu trữ hồ sơ. Tương tự, các tài liệu như kế hoạch, báo cáo ngân sách, hợp đồng và lịch trình phần nào nằm trên ranh giới giữa tài liệu và hồ sơ. Chúng thường được tạo và quản lý dưới dạng tài liệu, nhưng bạn biết chúng sẽ trở thành lịch sử giống như hồ sơ khi khoảng thời gian dự định của chúng hết hạn.

Bạn sẽ thấy rằng khi một tài liệu hiện có được xem xét và cập nhật, bản sửa đổi trước đó sẽ trở nên lỗi thời (tức là một bản ghi). Những tài liệu lỗi thời như vậy, ngay cả khi chúng bắt đầu tồn tại như một tài liệu thích hợp, vẫn phải bị loại bỏ khỏi các điểm sử dụng, lưu trữ cho mục đích ghi lại và cuối cùng bị tiêu hủy. Chúng có giá trị lịch sử và không còn phù hợp để hướng dẫn các quyết định kinh doanh.

Để thêm vào sự phân biệt mơ hồ giữa các tài liệu và hồ sơ, một số tổ chức (đặc biệt là các dự án) có thể quyết định tập trung các hồ sơ quan trọng như thư và báo cáo, thậm chí xem xét và phê duyệt chúng trong hệ thống kiểm soát tài liệu của họ cùng với các tài liệu được kiểm soát.

Một thực tiễn như vậy rõ ràng giúp quản lý tập trung tất cả các tài liệu và hồ sơ chỉ trong một hệ thống. Điều này dẫn đến việc cần ít nhân sự hơn và chi phí cơ sở hạ tầng hệ thống thấp hơn. Không có câu hỏi nào rằng cả tài liệu và hồ sơ đều cần được lưu trữ và quản lý đúng cách để đảm bảo khả năng truy xuất, an toàn và bảo mật của chúng. Tuy nhiên, thực tế quản lý hồ sơ cùng với tài liệu không phù hợp với ý tưởng kiểm soát tài liệu, liên quan đến việc kiểm soát và giữ cho tài liệu được cập nhật trong suốt quá trình làm việc. Kiểu tiếp cận này có thể chuyển hướng trọng tâm của chức năng kiểm soát tài liệu từ đảm bảo chất lượng sang lưu trữ và lưu giữ hồ sơ. Điều này có thể gây mất tập trung nghiêm trọng, đặc biệt nếu bạn chạy quy trình kiểm soát tài liệu thủ công với khối lượng tài liệu lớn.

Như vậy trong quá trình tư vấn ISO 9001:2015 để hiểu một cách dễ hiểu nhất thì Tài liệu có thể được sửa đổi và cải thiện, trong khi hồ sơ thì không - trừ khi cần có sự thay thế được ủy quyền để sửa chữa các dữ kiện.