Tư vấn ISO 14001:2015 và Sự khác nhau giữa quá trình, quy trình và hướng dẫn công việc

Mối quan hệ giữa các quá trình, quy trình và hướng dẫn công việc

Khi một công ty lập hồ sơ tư vấn cho EMS, đó là một cách thực hành hiệu quả để xác định rõ ràng và chính xác các quá trình, quy trình và hướng dẫn công việc của họ để giải thích và kiểm soát cách thức đáp ứng các yêu cầu của ISO 14001:2015. Điều này bắt đầu với một sự hiểu biết cơ bản về hệ thống phân cấp của các điều khoản này và cách phân loại  hoạt động của một hệ thống quản lý trong đó. Những điều cần làm:

• Một quá trình nêu rõ những gì cần phải được thực hiện và tại sao
• Một quy trình cho biết quá trình cần phải được thực hiện như thế nào
• Một hướng dẫn công việc giải thích cách để tiến hành các quy trình

Xem quá trình như một phương pháp kiểm soát chiến lược cấp độ cao, thực chất là một bản tóm tắt các mục tiêu, thông số kỹ thuật và các nguồn lực cần thiết. Quy trình bổ sung thêm các chi tiết cụ thể như trách nhiệm, công cụ cụ thể, phương pháp và sự đo lường. Và hướng dẫn công việc là một hướng dẫn từng bước để thực hiện các quá trình và quy trình, thường được phân đoạn để tập trung những người đang làm công việc thực tế.

Phân cấp quá trình, quy trình và hướng dẫn công việc.

Một số hướng dẫn cơ bản để ghi nhớ sự khác biệt giữa các thuật ngữ này khi ghi lại hệ thống quản lý môi trường:

1. Bắt đầu với các quy trình bạn được yêu cầu ghi lại. Số lượng các quá trình thường sẽ xác định số lượng quy trình. Khi tình huống chỉ ra số lượng chính xác các quy trình cần thiết để kiểm soát kết quả mong muốn, thì đó là một sự thực hành có tổ chức tốt để không tạo ra nhiều quy trình hơn yêu cầu.

2. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ tạo một quy trình cho mọi quá trình. Nhiều công ty viết quá nhiều quy trình, khi trên thực tế họ nên ghi lại các quy trình này như hướng dẫn công việc cụ thể hơn.

3. Tạo hướng dẫn công việc chi tiết cho từng nhiệm vụ cần thiết khi thích hợp để hỗ trợ từng quy trình của bạn. (Một nguyên tắc nhỏ là: nếu quy trình không cung cấp đủ hướng dẫn để hoàn thành nhiệm vụ, hãy tạo một hướng dẫn công việc.)

Phân cấp quá trình, quy trình và hướng dẫn công việc - Tư vấn ISO 14001:2015

Quá trình

Quá trình là bất kỳ hoạt động hoặc tập hợp các hoạt động sử dụng tài nguyên để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Tư vấn tiêu chuẩn ISO 14001:2015 dựa trên cách tiếp cận quá trình. Hãy suy nghĩ về việc làm bánh - nếu bạn làm theo một công thức đã được chứng minh (chuỗi quy trình), nó sẽ tạo ra sản phẩm bánh có chất lượng (đầu ra). (Thiết lập các quy trình hiệu quả luôn được tuân thủ và cải tiến là cơ sở cho hầu hết các tiêu chuẩn quản lý).

Các quá trình phải xác định (và hy vọng có thể đo lường) mục tiêu, đầu vào, đầu ra, các hoạt động và tài nguyên. Những yếu tố chính cần được trình bày khi xác định một quá trình:

Đầu vào / Tài nguyên:

• Thông tin nào bạn cần để bắt đầu công việc?
• Thông tin đó đến từ đâu?

Hoạt động:

• Các hoạt động tương tác hoặc liên quan sử dụng các tài nguyên cần thiết để đạt được đầu ra cụ thể
• Tất cả các hoạt động và quá trình phụ được thực hiện để tạo ra kết quả mong muốn, ví dụ:
• Các công việc cơ bản được thực hiện trong bộ phận của bạn là gì?
• Bạn có thể giải thích các hoạt động của bạn?

Đầu ra Đáp ứng các yêu cầu (kết quả):

• Ai nhận được kết quả công việc của bạn?
• Làm thế nào để bạn biết nếu bạn đã hoàn thành công việc của mình một cách chính xác? (đạt mục tiêu)

Tư vấn tiêu chuẩn ISO 14001:2015 cho thấy nhiều quá trình cần đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này, bao gồm:

- Quá trình quản lý vận hành

- Quá trình quản lý tài nguyên

- Quá trình lập kế hoạch

- Các quá trình soạn thảo tài liệu (như các quá trình được sử dụng cho sản xuất trực tiếp hoặc cung cấp dịch vụ)

Một trong những mục đích chính/ kết quả của việc sử dụng các quá trình được xây dựng bài bản là thống nhất hoạt động của tổ chức theo các chức năng dọc (còn gọi là silos – một cấu trúc giúp tổ chức nội dung một cách hợp lý), cái mà có thể không xem ưu tiên nội bộ luôn là mục tiêu cuối cùng của sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách phơi bày và ghi lại tương tác quá trình đầu cuối một cách cụ thể, có thể đạt được kết quả tốt hơn bằng các kỹ thuật quản lý phù hợp (nghĩa là đào tạo, đo lường, khuyến khích / phần thưởng, v.v…)

Quy trình

Quy trình là một phương pháp phác thảo cách thực hiện một quá trình, chẳng hạn như cách bạn kiểm soát các nhà cung cấp của mình. Nó thường bao gồm các yếu tố như:

   • Tại sao quy trình được yêu cầu

   • Những gì cần phải được thực hiện và làm thế nào để thực hiện

   • Ai thực hiện hành động gì

   • Đầu vào đến từ đâu và đầu ra sẽ như thế nào

   • Yêu cầu về bất kỳ vị trí nào (nơi một hoạt động được thực hiện)

   • Các tiêu chí phải đáp ứng

   • Công cụ, thông tin hoặc các tài nguyên cần thiết khác

   • Thuật ngữ, định nghĩa, giải thích, v.v.

Mặc dù các yêu cầu và quá trình hỗ trợ thường được trích dẫn trong tư vấn tiêu chuẩn ISO 14001:2015, nhưng nhiệm vụ tạo quy trình cụ thể đã bị loại bỏ và thay thế bằng thuật ngữ “Thông tin văn bản”. Tuy nhiên, điều đó không làm giảm nhu cầu, hoặc hiệu quả của các quy trình chỉ định chính thức. Các quy trình được sử dụng khi có một hoạt động xác định cần được tuân thủ trên cơ sở nhất quán. (Có thể đôi khi quy trình là không cần thiết. Ví dụ, nếu không có vấn đề gì về việc nhân viên mới được tuyển dụng, chỉ cần có một phương tiện để làm như vậy, thì một quá trình có thể được viết cho điều đó mà không cần có quy trình.)

Ví dụ, các quy trình (cùng với sổ tay môi trường ISO 14001 và các biểu mẫu bắt buộc) thường tạo nên tài liệu cốt lõi cho hệ thống quản lý môi trường giúp vận hành hệ thống với sự phù hợp, nhất quán và dự đoán tốt hơn. Các quy trình sẽ mô tả cách bạn vận hành và kiểm soát doanh nghiệp của mình và đáp ứng các yêu cầu ISO 14001 trong điều kiện biến động như thay đổi nhân sự, thay thế nhà cung cấp, cập nhật yêu cầu / mong đợi của khách hàng, v.v. Chúng tôi cung cấp một bộ đầy đủ các quy trình ISO 14001:2015 cần thiết có thể được sử dụng như một hướng dẫn trong việc soạn thảo các quy trình cụ thể của bạn.

Một quy trình cung cấp một mô tả chung về cách một công ty đáp ứng yêu cầu quá trình nhưng không bao gồm các chi tiết cụ thể của công ty để thực hiện. Những chỉ thị cụ thể về các nhiệm vụ của công ty mà nhân viên cần thực hiện là hướng dẫn công việc (xem bên dưới).

Hướng dẫn công việc

Hướng dẫn công việc mô tả cách thực hiện một nhiệm vụ trong một quá trình, đó là một phần chi tiết hơn của quy trình, chẳng hạn như “Hoàn thành một đơn đặt hàng” hoặc “Đặt hàng”. Các lý do cho việc tạo hướng dẫn công việc là có tổ chức và có thể giải thích được:

   1. Đôi khi cần nhiều chi tiết hơn so với mô tả trong quy trình. Nhiều tổ chức bao gồm các hướng dẫn công việc để chi tiết các nhiệm vụ cụ thể được tham chiếu trong một quy trình, hỗ trợ đào tạo và để giảm sai lầm vì các hướng dẫn từng bước cần thiết để hoàn thành những điều có thể bị thiếu trong các quy trình dự thảo chung chung.

   2. Tuy nhiên, sự phân chia chức năng này giữa quy trình và hướng dẫn công việc có thể là một công cụ tổ chức tốt - nếu có một lợi thế để phân chia (các) quy trình thành nhiều quy trình phụ có liên quan, nhưng bao gồm các khía cạnh khác nhau.

Hướng dẫn công việc thường sẽ lặp lại nhiều yếu tố của một quy trình để giúp mô tả sự phù hợp với quá trình, chẳng hạn như:

   • Mục đích

   • Định nghĩa

   • Nhiệm vụ

   • Yêu cầu

   • Công cụ và thông tin

Nhưng điểm cốt lõi là hướng dẫn công việc chứa chi tiết từng bước không thuận lợi để đưa vào một quy trình vì nó đòi hỏi một phạm vi hạn chế như vậy.

Như đã lưu ý ở trên, trong tiêu chuẩn ISO 14001:2015 không có nhiệm vụ tạo hướng dẫn công việc. Tuy nhiên, sau nhiều năm thực hành tài liệu quản lý môi trường cho thấy việc kết hợp những nhiệm vụ này trong hệ thống phân cấp tài liệu có thể kiểm soát rõ ràng và hiệu quả hơn những kết quả quản lý môi trường.