Tư vấn ISO 9001:2015- Quy trình kiểm soát tài liệu

Quy trình kiểm soát tài liệu

Quy trình kiểm soát tài liệu là một công cụ quan trọng cho tất cả những người tham gia biết cách quản lý tài liệu từ khi tạo đến khi lưu trữ. Giúp người kiểm soát tài liệu thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn kiểm soát tài liệu tối thiểu.

Mục lục của một quy trình kiểm soát tài liệu điển hình sẽ bao gồm các nội dung được thể hiện trong Hình 8.1. Tuy nhiên, không có quy tắc về những gì bao gồm trong quy trình tư vấn ISO 9001:2015: bạn luôn có thể thêm, bớt và tùy chỉnh các chương và nội dung cho phù hợp với yêu cầu kiểm soát tài liệu của riêng bạn. Bạn thậm chí có thể viết các quy trình kiểm soát tài liệu riêng biệt cho từng chủ đề này theo yêu cầu, với quy mô và độ phức tạp của môi trường kiểm soát tài liệu của bạn.

Nếu bạn tin rằng bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào của quy trình như ma trận phân phối có khả năng thay đổi thường xuyên, thì tốt hơn nên phát hành chúng dưới dạng tài liệu riêng biệt với quy trình. Nếu các tài liệu hỗ trợ được coi như là một phần của quy trình kiểm soát tài liệu, bạn sẽ phải làm lại toàn bộ quy trình mỗi khi có điều gì đó thay đổi trong tài liệu hỗ trợ. Việc xem xét tài liệu thường xuyên này có khả năng tạo ra những sai sót tốn kém trong quy trình và cần thêm thời gian để xem xét và phê duyệt.

Viết một quy trình kiểm soát tài liệu hiệu quả

Một nơi tốt để bắt đầu viết một quy trình kiểm soát tài liệu là tìm kiếm các mẫu trên Internet. Bằng cách tìm kiếm đơn giản sẽ cung cấp cho bạn các mẫu tốt mà bạn có thể sử dụng để định hình nội dung của quy trình tư vấn ISO 9001:2015 bạn sắp viết. Bạn sẽ phải trải qua quá trình suy nghĩ để hiểu đầy đủ các yêu cầu kiểm soát tài liệu của công ty và viết một quy trình phù hợp với mục đích. Đây là các bước viết quan trọng.

Xác định phạm vi

Phạm vi rõ ràng của quy trình kiểm soát tài liệu cần được nêu sớm để cung cấp cho người đọc một bức tranh rõ ràng về những gì quy trình áp dụng và những gì không áp dụng.

Tư vấn ISO 9001:2015- Tự hỏi bản thân những câu hỏi như:

• Quy trình sẽ chỉ áp dụng cho bộ phận trong tổ chức (ví dụ: một dự án) hay toàn bộ công ty?

• Quy trình kiểm soát tài liệu sẽ áp dụng cho các tài liệu kỹ thuật hay nó cũng cần giải quyết các tài liệu phi kỹ thuật?

• Thư từ và các hồ sơ khác có được coi là “tài liệu” không?

Trả lời những câu hỏi quan trọng này không chỉ giúp bạn xác định được tính toàn diện của quy trình tư vấn ISO 9001:2015 mà còn có thể viết một hướng dẫn rõ ràng và đầy đủ.

Xác định và xác định tất cả các quy trình

Tư vấn ISO 9001:2015 Hiểu rõ về các quy trình cho phép bạn viết các quy trình tốt hơn. Trong khi các tổ chức lớn thường có các quy trình phức tạp để kiểm soát tài liệu, các tổ chức nhỏ hơn có thể sử dụng các quy trình đơn giản hơn. Trong mọi trường hợp, hãy đảm bảo rằng bạn có cái nhìn toàn diện về các quy trình của mình từ bước tạo tài liệu đến phê duyệt, phân phối và lưu trữ.

Ở cấp độ cao nhất, hãy nghĩ đến con người, quy trình và công nghệ. Ba yếu tố này làm cho việc kiểm soát tài liệu hoạt động. Sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để xác định đầu vào bắt buộc và đầu ra của các quy trình. Thủ tục của bạn nên xác định những tài liệu nào (ví dụ: mẫu) được sử dụng. Và những bản ghi nào (ví dụ: biểu mẫu nhận xét đã hoàn thành) được phát hành dưới dạng đầu ra. Trong các cuộc thảo luận với các bên liên quan, hãy xác định các hoạt động cần thiết trong mỗi quy trình. Hãy tự hỏi bản thân những gì cần phải làm và ghi lại trước khi bạn có thể hoàn tất quá trình kiểm soát tài liệu. Bất cứ khi nào có thể, hãy tìm hiểu thêm về quy trình từ chính chủ sở hữu quy trình và nhờ họ giúp viết quy trình.

Hình 8.1. bảng nội dung thủ tục kiểm soát tài liệu      

Xác định các vai trò và trách nhiệm kiểm soát tài liệu

Mục đích quan trọng của thủ tục kiểm soát tài liệu là phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm cho các bên liên quan. Đây là phần "người" của câu đố. Ví dụ, nếu một tài liệu mới được tạo, ai sẽ cho phép yêu cầu? Ai là người viết tài liệu để tư vấn ISO 9001:2015? Ai sẽ xem xét và phê duyệt nó? Biểu đồ RASCI (Trách nhiệm, Hỗ trợ, Tư vấn và Thông báo) có thể là cách khá tốt để thể hiện rõ ràng vai trò của các cá nhân và bộ phận đối với các hoạt động khác nhau.

Sẽ không có thủ tục nào hoàn tất cho đến khi tất cả các vai trò liên quan được xác định và phân công trách nhiệm rõ ràng. Sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm sẽ giúp bạn đảm bảo quá trình kiểm soát tài liệu diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng mà không bị nhầm lẫn và sai sót.

Biểu đồ RASCI về vai trò và trách nhiệm kiểm soát tài liệu

Xác định tiêu chuẩn

Bạn cần các tiêu chuẩn để đánh số tài liệu, đánh số bản sửa đổi và ngày tháng. Các tiêu chuẩn này cần được thiết lập cẩn thận để tránh những sai sót mà chúng ta đã thảo luận trong các chương trước.

Nếu bạn là người mới đến công ty, đừng cho rằng các tiêu chuẩn của công ty trước đây của bạn “sẽ ổn thôi”. Chưa chắc là vậy, vì mọi công ty đều là cá thể riêng biệt duy nhất. Bạn cần nói chuyện với đúng người và nhận được ý kiến cũng như phản hồi của họ về các phương pháp bạn đề xuất.

Tổng hợp thủ tục

Sau khi hoàn thành bốn bước này, bây giờ bạn sẽ có một ý tưởng tốt về những gì cần phải thực hiện. Bây giờ đã có thể bắt đầu việc viết quy trình kiểm soát tài liệu Tư vấn ISO 9001:2015. Khi bạn viết xong, nó sẽ phải trải qua một cuộc xem xét và phê duyệt chính thức, giống như bất kỳ tài liệu được kiểm soát nào khác, trước khi nó được phân phối để sử dụng trong công ty.