Tư vấn ISO 9001:2015 - Quy trình kiểm soát tài liệu

Quy trình kiểm soát tài liệu tư vấn ISO 9001:2015 là một công cụ quan trọng cho những người tham gia biết cách quản lý tài liệu từ khi tạo đến khi lưu trữ.

Quy trình kiểm soát tài liệu

Quy trình kiểm soát tài liệu là một công cụ quan trọng cho tất cả những người tham gia biết cách quản lý tài liệu từ khi tạo đến khi lưu trữ. Giúp người kiểm soát tài liệu thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn kiểm soát tài liệu tối thiểu.

Mục lục của một quy trình kiểm soát tài liệu điển hình sẽ bao gồm các nội dung được thể hiện trong Hình 8.1. Tuy nhiên, không có quy tắc về những gì bao gồm trong quy trình tư vấn ISO 9001:2015: bạn luôn có thể thêm, bớt và tùy chỉnh các chương và nội dung cho phù hợp với yêu cầu kiểm soát tài liệu của riêng bạn. Bạn thậm chí có thể viết các quy trình kiểm soát tài liệu riêng biệt cho từng chủ đề này theo yêu cầu, với quy mô và độ phức tạp của môi trường kiểm soát tài liệu của bạn.

Nếu bạn tin rằng bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào của quy trình như ma trận phân phối có khả năng thay đổi thường xuyên, thì tốt hơn nên phát hành chúng dưới dạng tài liệu riêng biệt với quy trình. Nếu các tài liệu hỗ trợ được coi như là một phần của quy trình kiểm soát tài liệu, bạn sẽ phải làm lại toàn bộ quy trình mỗi khi có điều gì đó thay đổi trong tài liệu hỗ trợ. Việc xem xét tài liệu thường xuyên này có khả năng tạo ra những sai sót tốn kém trong quy trình và cần thêm thời gian để xem xét và phê duyệt.

 

Viết một quy trình kiểm soát tài liệu hiệu quả

Một nơi tốt để bắt đầu viết một quy trình kiểm soát tài liệu là tìm kiếm các mẫu trên Internet. Bằng cách tìm kiếm đơn giản sẽ cung cấp cho bạn các mẫu tốt mà bạn có thể sử dụng để định hình nội dung của quy trình tư vấn ISO 9001:2015 bạn sắp viết. Bạn sẽ phải trải qua quá trình suy nghĩ để hiểu đầy đủ các yêu cầu kiểm soát tài liệu của công ty và viết một quy trình phù hợp với mục đích. Đây là các bước viết quan trọng.

Xác định phạm vi

Phạm vi rõ ràng của quy trình kiểm soát tài liệu cần được nêu sớm để cung cấp cho người đọc một bức tranh rõ ràng về những gì quy trình áp dụng và những gì không áp dụng.

Tư vấn ISO 9001:2015- Tự hỏi bản thân những câu hỏi như:

• Quy trình sẽ chỉ áp dụng cho bộ phận trong tổ chức (ví dụ: một dự án) hay toàn bộ công ty?

• Quy trình kiểm soát tài liệu sẽ áp dụng cho các tài liệu kỹ thuật hay nó cũng cần giải quyết các tài liệu phi kỹ thuật?

• Thư từ và các hồ sơ khác có được coi là “tài liệu” không?

Trả lời những câu hỏi quan trọng này không chỉ giúp bạn xác định được tính toàn diện của quy trình tư vấn ISO 9001:2015 mà còn có thể viết một hướng dẫn rõ ràng và đầy đủ.

Xác định và xác định tất cả các quy trình

Tư vấn ISO 9001:2015 Hiểu rõ về các quy trình cho phép bạn viết các quy trình tốt hơn. Trong khi các tổ chức lớn thường có các quy trình phức tạp để kiểm soát tài liệu, các tổ chức nhỏ hơn có thể sử dụng các quy trình đơn giản hơn. Trong mọi trường hợp, hãy đảm bảo rằng bạn có cái nhìn toàn diện về các quy trình của mình từ bước tạo tài liệu đến phê duyệt, phân phối và lưu trữ.

Ở cấp độ cao nhất, hãy nghĩ đến con người, quy trình và công nghệ. Ba yếu tố này làm cho việc kiểm soát tài liệu hoạt động. Sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để xác định đầu vào bắt buộc và đầu ra của các quy trình. Thủ tục của bạn nên xác định những tài liệu nào (ví dụ: mẫu) được sử dụng. Và những bản ghi nào (ví dụ: biểu mẫu nhận xét đã hoàn thành) được phát hành dưới dạng đầu ra. Trong các cuộc thảo luận với các bên liên quan, hãy xác định các hoạt động cần thiết trong mỗi quy trình. Hãy tự hỏi bản thân những gì cần phải làm và ghi lại trước khi bạn có thể hoàn tất quá trình kiểm soát tài liệu. Bất cứ khi nào có thể, hãy tìm hiểu thêm về quy trình từ chính chủ sở hữu quy trình và nhờ họ giúp viết quy trình.

Hình 8.1. bảng nội dung thủ tục kiểm soát tài liệu      

 

Xác định các vai trò và trách nhiệm kiểm soát tài liệu

Mục đích quan trọng của thủ tục kiểm soát tài liệu là phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm cho các bên liên quan. Đây là phần "người" của câu đố. Ví dụ, nếu một tài liệu mới được tạo, ai sẽ cho phép yêu cầu? Ai là người viết tài liệu để tư vấn ISO 9001:2015? Ai sẽ xem xét và phê duyệt nó? Biểu đồ RASCI (Trách nhiệm, Hỗ trợ, Tư vấn và Thông báo) có thể là cách khá tốt để thể hiện rõ ràng vai trò của các cá nhân và bộ phận đối với các hoạt động khác nhau.

Sẽ không có thủ tục nào hoàn tất cho đến khi tất cả các vai trò liên quan được xác định và phân công trách nhiệm rõ ràng. Sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm sẽ giúp bạn đảm bảo quá trình kiểm soát tài liệu diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng mà không bị nhầm lẫn và sai sót.

 

 

Người dùng tài liệu

Khởi xướng

Đánh giá

Phê duyệt

Kiểm soát tài liệu

Viết

C

R

 

A

IC

Đánh giá

 

A

R

I

I

Phê duyệt

I

I

I

R

I

Sử dụng

R

I

 

A

 

Phân phối

I

 

I

A

R

Bắt đầu thay đổi

C

R

 

A

 

Lưu trữ

I

IC

 

A

R

*R= Responsible *A=Accountable *S=Support *C=Consult *I=Inform

 

Biểu đồ RASCI về vai trò và trách nhiệm kiểm soát tài liệu

 

Xác định tiêu chuẩn

Bạn cần các tiêu chuẩn để đánh số tài liệu, đánh số bản sửa đổi và ngày tháng. Các tiêu chuẩn này cần được thiết lập cẩn thận để tránh những sai sót mà chúng ta đã thảo luận trong các chương trước.

Nếu bạn là người mới đến công ty, đừng cho rằng các tiêu chuẩn của công ty trước đây của bạn “sẽ ổn thôi”. Chưa chắc là vậy, vì mọi công ty đều là cá thể riêng biệt duy nhất. Bạn cần nói chuyện với đúng người và nhận được ý kiến cũng như phản hồi của họ về các phương pháp bạn đề xuất.

Tổng hợp thủ tục

Sau khi hoàn thành bốn bước này, bây giờ bạn sẽ có một ý tưởng tốt về những gì cần phải thực hiện. Bây giờ đã có thể bắt đầu việc viết quy trình kiểm soát tài liệu Tư vấn ISO 9001:2015. Khi bạn viết xong, nó sẽ phải trải qua một cuộc xem xét và phê duyệt chính thức, giống như bất kỳ tài liệu được kiểm soát nào khác, trước khi nó được phân phối để sử dụng trong công ty.

 

 

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ Tầng 8, Cao Thắng Mall, 19 Cao Thắng, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Email: tuvannapha@gmail.com


Tin tức liên quan

GIẢI PHÁP GIẢM PHÁT THẢI KHÍ NHÀ KÍNH TRONG NGÀNH THỰC PHẨM
GIẢI PHÁP GIẢM PHÁT THẢI KHÍ NHÀ KÍNH TRONG NGÀNH THỰC PHẨM

996 Lượt xem

Giảm phát thải khí nhà kính trong ngành thực phẩm đang trở thành xu hướng không thể thiếu trong nỗ lực bảo vệ môi trường và phát triển bền vững. Việc áp dụng các biện pháp giảm thiểu, từ nguồn nguyên liệu sạch đến quy trình sản xuất và vận chuyển, không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín mà còn tiết kiệm chi phí vận hành dài hạn.  

Chứng Nhận ISO 14001:2015: ”Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Môi Trường” Để Làm Gì? Làm Như Thế Nào?
Chứng Nhận ISO 14001:2015: ”Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Môi Trường” Để Làm Gì? Làm Như Thế Nào?

1745 Lượt xem

Bằng cách thực hiện các bước để liên tục cải thiện hệ thống quản lý môi trường của bạn, bạn sẽ đặt doanh nghiệp của bạn trên một khóa học để phát triển bền vững. ISO 14001 là tiêu chuẩn được quốc tế công nhận để hỗ trợ các hoạt động của bạn bằng cách áp dụng các hệ thống quản lý đã được chứng minh.

Bạn có tin tưởng vào thực phẩm bạn ăn hay không? Chương trình chứng nhận ISO 22000 & FSSC 22000 mang lại lợi ích gì?
Bạn có tin tưởng vào thực phẩm bạn ăn hay không? Chương trình chứng nhận ISO 22000 & FSSC 22000 mang lại lợi ích gì?

2452 Lượt xem

An toàn thực phẩm là điều mà chúng ta cho là cấp thiết trong cuộc sống và chương trình chứng nhận ISO 22000 & FSSC 22000 mang lại lợi ích gì

NAPHA hỗ trợ - Chương trình tư vấn cải tiến năng suất chất lượng, 5S3D miễn phí của Bộ Công Thương (03/2020 - 10/2020)
NAPHA hỗ trợ - Chương trình tư vấn cải tiến năng suất chất lượng, 5S3D miễn phí của Bộ Công Thương (03/2020 - 10/2020)

1358 Lượt xem

Các doanh nghiệp tham gia chương trình được chuyên gia về cải tiến sản xuất đến đánh giá và tư vấn cải tiến để hỗ trợ và nâng cao năng lực, đáp ứng yêu cầu & tham gia chuỗi cung ứng trong nước và toàn cầu. Chương trình tư vấn cải tiến năng suất chất lượng, 5S3D được hỗ trợ miễn phí cho các doanh nghiệp.

NAPHA ĐÃ TƯ VẤN THÀNH CÔNG CHO CAP GLOBAL ĐẠT CHỨNG NHẬN IATF 16949:2016
NAPHA ĐÃ TƯ VẤN THÀNH CÔNG CHO CAP GLOBAL ĐẠT CHỨNG NHẬN IATF 16949:2016

1002 Lượt xem

Công ty tư vấn Napha đã thành công trong việc tư vấn cho khách hàng Cap Global (KCN Lương Sơn, Hòa Bình) trong quá trình chứng nhận HTQL chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn IATF 16949:2016.

XU HƯỚNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG NGÀNH DỆT MAY HÀN QUỐC
XU HƯỚNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG NGÀNH DỆT MAY HÀN QUỐC

1079 Lượt xem

Tại buổi hội thảo Công nghệ Dệt may lần thứ 9 với chủ đề “Hợp tác song phương – chia sẻ chính sách và công nghệ hướng tới lợi ích chung cùng phát triển bền vững” diễn ra vào ngày 10/10 tại khách sạn Sheraton, HCM vừa qua, ông Shim Jae Yun – Nghiên cứu viên cấp cao của KITECH đã có phần giới thiệu tổng quan về chuyển đổi số, nhu cầu chuyển đổi số ngày nay và câu chuyện về chuyển đổi số.

KHUNG THỰC HIỆN CÁC NGUYÊN TẮC VỀ XÃ HỘI THEO ĐIỀU KHOẢN 6 (ESG) CỦA TÀI LIỆU IWA 48:2024
KHUNG THỰC HIỆN CÁC NGUYÊN TẮC VỀ XÃ HỘI THEO ĐIỀU KHOẢN 6 (ESG) CỦA TÀI LIỆU IWA 48:2024

321 Lượt xem

Các mô hình giá trị xã hội và phân tích chi phí-lợi ích xã hội cung cấp cơ sở để quản lý các mối quan hệ trong tổ chức, giữa tổ chức và cộng đồng, nhà cung cấp, khách hàng, các vấn đề môi trường và kinh tế cũng như các bên quan tâm rộng hơn.

Tư vấn IATF 16949:2016: Các câu hỏi thường gặp (FAQs)
Tư vấn IATF 16949:2016: Các câu hỏi thường gặp (FAQs)

5746 Lượt xem

IATF 16949: 2016 được ban hành vào tháng 10 năm 2016. Để trả lời các câu hỏi từ các tổ chức chứng nhận và các bên liên quan được IATF công nhận, các câu hỏi và câu trả lời sau đây đã được IATF xem xét (Trừ khi có quy định khác).


Bình luận
Đã thêm vào giỏ hàng