TƯ VẤN ISO 9001:2015 - XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN CỐT LÕI (PHẦN 2)

Tuyệt đối không lựa chọn vì lí do “cái này có vẻ làm được”.

Chúng ta thường có xu hướng bỏ lơ những nguyên nhân ngay cả khi chúng là nguyên nhân cốt lõi nếu chúng không đi kèm với quá nhiều khó khăn. Ngược lại, những nguyên nhân dễ thực hiện thường hay được chọn hơn. Nhưng đáng tiếc, phần lớn các nguyên nhân suy đoán được lựa chọn với lí do “có vẻ dễ thực hiện” thường không phải là nguyên nhân cốt lõi.

Ví dụ chúng ta suy nghĩ về trường hợp “Các bài thuyết trình kế hoạch ít được lựa chọn”.

Mặc dù nguyên nhân cốt lõi là “Chưa nắm bắt được nhu cầu của người nghe” nhưng nếu phán đoán dựa trên việc dễ thực hiện hơn thì sẽ trở thành “Tài liệu thuyết trình không bắt mắt”. Trong trường hợp này, người thực hiện sẽ bị tập trung vào giải pháp sửa tài liệu powerpoint sao cho dễ nhìn, đẹp mắt.

Tóm lại, nếu lựa chọn cảm tính kiểu “So với việc điều tra xem người nghe muốn gì, sửa lại hình thức bài thuyết trình nhẹ nhàng hơn nhiều” thì nguyên nhân cốt lõi có mức ảnh hưởng lớn nhất sẽ có thể bị bỏ rơi.

Đừng xác định nguyên nhân vì lí do “phương án này dễ làm hơn”, hãy nhìn nhận từ quan điểm “bắt buộc phải giải quyết vấn đề này” để tìm ra nguyên nhân cốt lõi.

Xác định nguyên nhân cốt lõi - Tư vấn ISO 9001

Làm sáng tỏ quy trình dẫn đến nguyên nhân cốt lõi

Khi cùng bắt tay vào giải quyết vấn đề trong một đội tư vấn ISO 9001, cần nỗ lực chia sẻ toàn bộ quy trình “5 lần hỏi tại sao” tới tất cả thành viên.

Chuyên gia đào tạo giải quyết vấn đề Katsumi Tani đã chia sẻ như sau:

“Khi thu thập dữ liệu hay xác nhận lại hiện trường trong bước 1 và bước 2, trong nhiều trường hợp mọi người phán đoán “đây là nguyên nhân cốt lõi” dựa trên kinh nghiệm hoặc cảm tính. Đúng là nguyên nhân cốt lõi có ở hiện trường chứ không phải trên bàn giấy. Nhưng chúng ta vẫn cần xét tới tính đúng đắn của mối quan hệ nguyên nhân – kết quả. Tại sao lại cần như vậy? Vì khi giải quyết vấn đề tư vấn ISO 9001 theo nhóm, nếu mối quan hệ nguyên nhân – kết quả của giải pháp không được làm rõ sẽ không có được sự đồng thuận của tất cả các thành viên”.

Ví dụ đối với vấn đề “Ý thức dọn dẹp, sắp xếp văn phòng của nhân viên còn yếu kém”, người nhạy bến về vấn đề này có thể đưa ra ngay đối sách “Phải lập kế hoạch học tập và thực hiện 5S cho cả năm”

Thế nhưng, kể cả người đã biết đến khái niệm 5S cũng chưa chắc đã hiểu “Kế hoạch thực hiện 5S cho cả năm liên quan gì đến việc tăng ý thức dọn dẹp văn phòng?” . Vậy hãy cùng làm rõ quy trình suy nghĩ như sau:

Ý thức dọn dẹp, sắp xếp văn phòng của nhân viên còn yếu kém.

↓ Tại sao?

Vì vẫn còn có những người chưa tham gia học tập và thực hiện 5S

↓ Tại sao?

Vì chưa có lịch học tập 5S

↓ Tại sao?

Vì không có kế hoạch học tập và thực hiện 5S cho cả năm nguyên nhân cốt lõi.

5 lần hỏi tại sao - Tư vấn ISO 9001

Bằng cách làm rõ quá trình suy nghĩ từ vấn đề cho đến nguyên nhân cốt lõi giống như trên, các thành viên cùng tham gia thực hiện sẽ cảm thấy bị thuyết phục và tin tưởng rằng “À, nếu thực hiện giải pháp này chắc chắn vấn đề để tư vấn ISO 9001 sẽ được giải quyết”.

Những người thuộc tầng lớp quản lí thường có khuynh hướng bỏ qua mối quan hệ nguyên nhân – kết quả trong khâu tìm kiếm nguyên nhân cốt lõi, mà đi thẳng đến khâu đưa ra đối sách, do đó cần phải đặc biệt chú ý đến cách làm này.

Xem thêm Tư Vấn Iso 9001:2015 - Xác Định Nguyên Nhân Cốt Lõi (Phần 1) TẠI ĐÂY