CHI PHÍ CHỨNG NHẬN ISO PHỤ THUỘC VÀO YẾU TỐ NÀO?

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà doanh nghiệp đặt ra khi bắt đầu tìm hiểu ISO là “Chi phí chứng nhận ISO bao nhiêu tiền?”

Và cũng chính vì câu hỏi này mà nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng:

- Nhận báo giá chênh lệch rất lớn giữa các đơn vị

- Không hiểu vì sao “cùng ISO 9001” mà giá lại khác nhau

- Lo ngại phát sinh chi phí trong quá trình làm

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ chi phí chứng nhận ISO phụ thuộc vào yếu tố nào, đồng thời cung cấp góc nhìn minh bạch để bạn chủ động lập ngân sách trước khi triển khai.

1. Trước hết, cần phân biệt: “Chi phí chứng nhận” và “Chi phí tư vấn ISO”

Hiện nay, đang có rất nhiều doanh nghiệp bị nhầm giữa 2 loại chi phí chứng nhận ISO này, vậy sự khác nhau giữa 2 loại chi phí này là gì?

Chi phí chứng nhận ISO: Là chi phí trả cho Tổ chức chứng nhận (Certification Body) để thực hiện các nội dung:

- Đánh giá chứng nhận (Stage 1 + Stage 2)

- Cấp giấy chứng nhận

- Đánh giá giám sát hằng năm

- Tái chứng nhận sau 3 năm

Chi phí tư vấn ISO: Là chi phí doanh nghiệp trả cho đơn vị tư vấn (như đơn vị Napha) để thực hiện các nội dung gồm:

- Xây dựng hệ thống ISO phù hợp doanh nghiệp

- Đào tạo nhận thức, đào tạo đánh giá nội bộ

- Hướng dẫn áp dụng và chuẩn bị hồ sơ

- Hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với tổ chức chứng nhận

- Đồng hành khắc phục điểm không phù hợp

Thực tế: Doanh nghiệp muốn làm ISO nhanh – đúng – ít sai – ít phát sinh, thường sẽ chọn tư vấn.

2. Chi phí chứng nhận ISO phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí chứng nhận ISO

Dưới đây là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến báo giá chi phí chứng nhận ISO của tổ chức chứng nhận.

Yếu tố 1: Loại tiêu chuẩn ISO doanh nghiệp đăng ký

Mỗi tiêu chuẩn có mức độ phức tạp khác nhau ví dụ như:

- ISO 9001 (Quản lý chất lượng): thường dễ triển khai nhất, chi phí thấp hơn

- ISO 14001 (Môi trường): yêu cầu đánh giá khía cạnh môi trường, tuân thủ pháp luật → chi phí tăng

- ISO 45001 (ATSKNN): yêu cầu kiểm soát rủi ro an toàn, hiện trường → chi phí tăng

- ISO 22000 / HACCP (ATTP): yêu cầu kiểm soát mối nguy, PRP, truy xuất → chi phí cao hơn

- ISO 27001 (An toàn thông tin): liên quan rủi ro bảo mật, hệ thống IT → chi phí thường cao

Yếu tố 2: Quy mô doanh nghiệp (có thể đánh giá thông qua số lượng nhân sự) và yêu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến:

- Số ngày đánh giá

- Số lượng chuyên gia đánh giá cần bố trí

- Thời gian kiểm tra hồ sơ và phỏng vấn

Thông thường chúng ta sẽ thấy doanh nghiệp càng đông nhân sự thì số ngày audit càng tăng dẫn đến chi phí cũng sẽ tăng theo.

Yếu tố 3: Phạm vi chứng nhận (Scope)

Phạm vi càng rộng thì khối lượng đánh giá càng lớn:

- Chứng nhận cho 1 phòng ban (chỉ bộ phận sản xuất)

- Chứng nhận cho toàn công ty (từ mua hàng, sản xuất, kho, QC, bán hàng, kế toán…)

Hoặc:

- Chứng nhận cho 1 sản phẩm/dịch vụ

- Chứng nhận cho nhiều sản phẩm/dịch vụ

Lưu ý: Scope là yếu tố rất quan trọng. Nhiều doanh nghiệp luôn muốn “scope càng rộng càng tốt”, nhưng thực tế nên chọn scope phù hợp để tối ưu chi phí và tính khả thi.

Yếu tố 4: Số lượng địa điểm / chi nhánh / nhà máy

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhà máy, nhiều kho, nhiều chi nhánh hay hoạt động ở nhiều tỉnh/thành thì theo quy định tổ chức chứng nhận sẽ phải đánh giá từng địa điểm hoặc lấy mẫu theo quy định (sampling). Điều này sẽ làm tăng số ngày đánh giá cũng như các chi phí di chuyển, lưu trú (nếu có)

Yếu tố 5: Mức độ phức tạp quy trình và ngành nghề

Trong trường hợp cùng là ISO 9001 nhưng oanh nghiệp thương mại đơn giản sẽ khác với doanh nghiệp sản xuất, cơ khí, hóa chất, thực phẩm, y tế, logistics…

Vì ngành nghề càng “rủi ro cao” thì yêu cầu đánh giá càng sâu cho nên chi phí cũng sẽ cao hơn.

Yếu tố 6: Doanh nghiệp có tích hợp nhiều ISO hay không?

Nếu doanh nghiệp đăng ký tích hợp các tiêu chuẩn như ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 trong cùng một thời điểm thì thường có 2 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Tích hợp tốt → chi phí tối ưu

Để tối ưu chi phí, tổ chức chứng nhận có thể:

- Giảm số ngày audit

- Đánh giá theo hệ thống tích hợp

Trường hợp 2: Tích hợp “trên giấy” → chi phí vẫn cao

Nếu hệ thống không đồng bộ, audit sẽ vẫn tốn thời gian.

Yếu tố 7: Tình trạng sẵn sàng của hệ thống

Đây là yếu tố ít doanh nghiệp để ý nhưng lại ảnh hưởng rất lớn.

Nếu doanh nghiệp đã vận hành hệ thống ổn định, có hồ sơ đầy đủ, có đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo thì quá trình đánh giá thường thuận lợi, ít phát sinh. Ngược lại, nếu hệ thống doanh nghiệp chưa vận hành, hồ sơ thiếu và nhân sự không nắm ISO sẽ dẫn đến phát sinh nhiều NC (điểm không phù hợp) khi đánh giá, sẽ phải đánh giá lại nên sẽ tốn thêm chi phí phát sinh về sau.

3. Chi phí chứng nhận ISO thường gồm những khoản nào?

Để tránh “mập mờ”, doanh nghiệp nên hỏi rõ báo giá chi phí chứng nhận ISO gồm các mục sau:

1. Phí đánh giá chứng nhận lần đầu

- Stage 1

- Stage 2

- Cấp chứng nhận

2. Phí giám sát định kỳ hằng năm, thông thường chứng nhận ISO có hiệu lực 3 năm nên sẽ có:

- Giám sát năm 1

- Giám sát năm 2

3. Chi phí di chuyển/lưu trú nếu doanh nghiệp có nhiều địa điểm đăng ký chứng nhận.

4. Phí đánh giá bổ sung nếu có trường hợp phát sinh

- Mở rộng phạm vi

- Thêm địa điểm

- Thay đổi lớn hệ thống

4. Doanh nghiệp nên chuẩn bị ngân sách ISO như thế nào?

Để dự toán đúng, doanh nghiệp nên chuẩn bị theo 2 nhóm:

Nhóm 1: Chi phí chứng nhận (bắt buộc) sẽ được dự toán tùy theo:

- Tiêu chuẩn

- Nhân sự

- Địa điểm

- Scope

Nhóm 2: Chi phí thường bị doanh nghiệp bỏ quên là chi phí triển khai nội bộ

- Thời gian nhân sự tham gia xây dựng ISO

- Chi phí cải tiến quy trình

- Chi phí trang bị thiết bị (đặc biệt ISO 14001, 45001, 27001)

- Chi phí đào tạo

5. Napha hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí chứng nhận ISO ra sao?

Napha không chỉ “làm hồ sơ ISO”, mà còn tập trung vào mục tiêu:

- Xây dựng hệ thống phù hợp thực tế vận hành

- Tránh làm dư thừa, tránh giấy tờ rườm rà

- Chuẩn hóa hồ sơ đúng trọng tâm tổ chức chứng nhận yêu cầu

- Đồng hành khắc phục NC nhanh, hạn chế đánh giá lại

- Tư vấn scope phù hợp để tối ưu ngân sách

6. Kết luận

Chi phí chứng nhận ISO không có một con số cố định cho mọi doanh nghiệp.
Báo giá phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: tiêu chuẩn ISO, số nhân sự, phạm vi chứng nhận, số địa điểm, mức độ phức tạp ngành nghề và tình trạng sẵn sàng của hệ thống.

Điều quan trọng là doanh nghiệp nên:

- Hiểu rõ các yếu tố cấu thành chi phí

- Yêu cầu báo giá minh bạch theo từng hạng mục

- Chọn đơn vị tư vấn có kinh nghiệm để tránh phát sinh không cần thiết

👉 Doanh nghiệp muốn nhận báo giá chứng nhận ISO minh bạch và tư vấn scope phù hợp để tối ưu chi phí?

Liên hệ Napha để được tư vấn nhanh theo đúng quy mô, ngành nghề và mục tiêu chứng nhận của doanh nghiệp.

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ:  Tầng 8, Cao Thắng Mall, 19 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ, TP. Hồ Chí Minh
Email: tuvannapha@gmail.com