Tư vấn Hệ thống Quản lý Chất lượng - Khái niệm cơ bản về quản lý rủi ro ISO 9001

Tư duy dựa trên rủi ro là một khái niệm mới trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015, và điều này đã khiến nhiều công ty tìm kiếm một cách dễ dàng để quản lý rủi ro trong công ty của họ

Ngày đăng: 19-02-2021

780 lượt xem

Tư duy dựa trên rủi ro là một khái niệm mới trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015, và điều này đã khiến nhiều công ty tìm kiếm một cách dễ dàng để quản lý rủi ro trong công ty của họ. Bằng cách tập trung vào việc hiểu các rủi ro của bạn thông qua một quy trình quản lý rủi ro đơn giản, bạn có thể tập trung chú ý hơn vào việc giải quyết các rủi ro đang hiện hữu cho tổ chức của mình thay vì phải vật lộn với một quy trình phức tạp sẽ tốn quá nhiều thời gian và nguồn lực để thu được ít lợi tức đầu tư.

1.  Mục đích

Bài viết tư vấn Hệ thống quản lý chất lượng này dành cho các công ty đang tìm kiếm một quy trình quản lý rủi ro đơn giản để hỗ trợ việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) ISO 9001: 2015. Một quy trình quản lý rủi ro cơ bản có thể có lợi cho một công ty bằng cách cho phép họ tập trung QMS của mình vào việc ngăn ngừa các vấn đề xảy ra, thay vì mang tính phản động nghiêm ngặt. Bài viết này mô tả các bước được đề xuất trong quy trình quản lý rủi ro cơ bản và được hỗ trợ bởi Sơ đồ 4 bước quản lý rủi ro ISO 9001 trong tư vấn Hệ thống quản lý chất lượng.

2.  Quản lý rủi ro là gì?

Quản lý rủi ro là gì và ISO 9001:2015 yêu cầu những gì? Nói một cách chính xác, ISO 9001:2015 yêu cầu một quá trình đánh giá rủi ro, theo đó bạn xác định những rủi ro nào đang hiện hữu và quyết định bạn sẽ làm gì với chúng. Quản lý rủi ro tiến thêm một bước nữa bằng cách theo dõi và quản lý rủi ro cho đến khi chúng được loại bỏ hoặc cho đến khi thời điểm mà chúng có thể xảy ra đã trôi qua. Quản lý rủi ro cơ bản này là một quá trình theo chu kỳ, trong đó công ty sẽ xác định những rủi ro nào tồn tại, xác định những hành động cần thực hiện (nếu có) để kiểm soát hoặc ngăn ngừa rủi ro xảy ra, và sau đó tiếp tục theo dõi các rủi ro để xem liệu chúng có xảy ra hay không.

Rủi ro được định nghĩa là ảnh hưởng của sự không chắc chắn hay nói cách khác là khả năng xảy ra một điều gì đó mà bạn không thể chắc chắn. Điều này thường được coi là khả năng xảy ra các tác động xấu hơn là nguy cơ các tác động tốt có thể xảy ra. Bởi vì chúng ta nghĩ về rủi ro chủ yếu là những tác động xấu, quản lý rủi ro trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng là hoạt động mà chúng ta thực hiện để ngăn chặn những điều tồi tệ này xảy ra.

Quá trình tuần hoàn này sẽ cho phép bạn theo dõi các rủi ro mà bạn thấy trước có thể xảy ra, cũng như các hành động và biện pháp kiểm soát bạn có để xử lý những rủi ro này. Xử lý rủi ro trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng có thể dưới hình thức loại bỏ rủi ro, giảm khả năng rủi ro xảy ra, giảm thiểu tác động của rủi ro, có kế hoạch sẵn sàng ứng phó với rủi ro khi nó xảy ra, hoặc thậm chí chấp nhận rủi ro như hiện tại và chấp nhận không có hành động.

3.  Tầm quan trọng của quản lý rủi ro trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng

Tại sao bạn nên sử dụng quản lý rủi ro trong tổ chức của mình? Đây là một câu hỏi phổ biến mà nhiều chuyên gia chất lượng được hỏi. Đối với những nhà quản lý bận rộn, những người tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn và cố gắng khắc phục các vấn đề đang xảy ra, quản lý rủi ro có vẻ như là một quá trình tốn thời gian và không giúp được họ ngay bây giờ và họ không sai. Quản lý rủi ro trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng là ngăn ngừa các vấn đề trong dài hạn để trong tương lai, bạn không phải liên tục đối phó với các vấn đề, mà là ngăn chặn các vấn đề xảy ra. Đây là lý do tại sao tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã bao gồm đánh giá rủi ro và cơ hội trong các yêu cầu đối với Hệ thống quản lý chất lượng.

Vậy, tại sao điều này lại được đưa vào ISO 9001:2015? Nhiều thay đổi trong tiêu chuẩn ISO về Hệ thống quản lý chất lượng đã được đưa ra sau khi xem xét các vấn đề khiến nhiều công ty phải ngừng hoạt động kinh doanh trong thời kỳ suy thoái kinh tế toàn cầu 2007-2008. Khi xem xét các công ty đã sống sót qua những thời kỳ khó khăn về tài chính này, người ta thấy rằng một trong những điều mà các công ty này làm được, so với các đối tác không làm được, là họ đã chủ động xem xét và giải quyết các rủi ro trong quy trình của mình và tìm ra cách để ngăn chặn hoặc đối phó với những vấn đề này trước khi chúng xảy ra. Sự cần thiết của quá trình này là động lực thúc đẩy việc đưa vào các yêu cầu để giải quyết các rủi ro và cơ hội trong ISO 9001: 2015.

Đối với các công ty muốn cải thiện khả năng vượt qua cơn bão của các vấn đề có khả năng xảy ra trong quy trình của họ, quản lý rủi ro trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng là một phần quan trọng của Hệ thống quản lý chất lượng. Do đó, đảm bảo rằng bạn biết cách đánh giá rủi ro của mình và đưa ra các biện pháp kiểm soát khi cần thiết là rất quan trọng đối với sự thành công chung của các quy trình QMS của bạn. Bằng cách quản lý những rủi ro có thể gây ra vấn đề cho bạn, bạn sẽ thấy rằng bạn có thể dễ dàng đối phó với những hậu quả tiêu cực của những vấn đề này nếu chúng xảy ra.

Tư vấn Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001:2015

4.  Bốn bước quy trình quản lý rủi ro

Bây giờ bạn đã biết quản lý rủi ro là gì và nó khác với đánh giá rủi ro như thế nào, bạn có thể xác định cách bạn sẽ chọn để thực hiện nó trong tổ chức của mình. Có nhiều cách khác nhau để giải quyết rủi ro trong tổ chức của bạn và nhiều công cụ sẵn có để trợ giúp quá trình này, nhưng trừ khi bạn có yêu cầu của khách hàng hoặc ngành đối với các hoạt động quản lý rủi ro rộng rãi, các quy trình và công cụ này có thể quá mức và áp đảo. Nếu bạn đang sử dụng quản lý rủi ro như một cách để cải thiện các quy trình trong QMS của mình, thì một quy trình đơn giản hơn là đủ.

Vì vậy, những điều cơ bản của quản lý rủi ro là gì? Đối với quy trình quản lý rủi ro trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng gồm bốn bước đơn giản, hãy xem xét các bước sau:

Bước 1: Xác định các rủi ro sẽ được giải quyết và xử lý như thế nào

Mặc dù quy trình không bắt buộc để quản lý rủi ro, nhưng việc xác định quy trình để xác định ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và cách thức đánh giá rủi ro sẽ đảm bảo rằng quy trình này diễn ra chính xác trong công ty của bạn. Ai chịu trách nhiệm đánh giá rủi ro trong quá trình này? Điều gì cần xảy ra khi rủi ro được xác định? Đánh giá rủi ro sẽ xảy ra ở đâu trong quy trình? Khi nào cần đánh giá rủi ro, và khi nào thì không? Tại sao bạn thực hiện đánh giá rủi ro (điều này có thể ảnh hưởng lớn đến chi tiết được yêu cầu)? Đánh giá rủi ro được thực hiện như thế nào và các biện pháp xử lý rủi ro được ghi lại, kiểm soát và truyền đạt như thế nào?

Giống như tất cả các thủ tục trong công ty của bạn, quy trình đánh giá và quản lý rủi ro trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm một số thông tin quan trọng như xác định và mô tả quy trình (ví dụ: tiêu đề, ngày tháng, tác giả hoặc số tham chiếu) để nhân viên biết quy trình này là về cái gì và nói chuyện với ai nếu họ cần làm rõ. Tương tự như vậy, có một định dạng đảm bảo rằng có thể dễ dàng tìm thấy ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và cách thức của thủ tục có thể giúp nhân viên dễ dàng biết chính xác họ cần làm gì để quản lý rủi ro trong tổ chức.

Bước 2: Xác định các rủi ro trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng

Bây giờ thủ tục đã được xác định, bước tiếp theo là xác định những rủi ro tồn tại có thể ảnh hưởng đến QMS của bạn. Có một số câu hỏi có thể được đặt ra để giúp bạn xác định những rủi ro nào tồn tại, chẳng hạn như sau: Bạn có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu để cung cấp sản phẩm và dịch vụ của mình không? Các nhà cung cấp của bạn có gây ra bất kỳ rủi ro nào để đạt được mục tiêu cuối cùng của bạn không? Những biện pháp kiểm soát nào cần được đưa ra đối với các quy trình của công ty bạn để đảm bảo rằng chúng hoạt động chính xác nhằm mang lại cho bạn kết quả đầu ra mà bạn mong muốn?

Ví dụ: bạn có thể xác định rủi ro mà một trong các nhà cung cấp của bạn đã đưa ra thông báo rằng họ sẽ ngừng sản xuất một thành phần quan trọng của sản phẩm của bạn, nếu không sản phẩm của bạn sẽ không hoạt động. Rủi ro thứ hai có thể được xác định là một trong các quy trình của bạn có khả năng tạo ra các bộ phận xấu nếu một bộ phận nào đó của thiết bị bị hỏng.

Bước 3: Đánh giá mức độ rủi ro đáng kể trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng

Không có gì ngạc nhiên khi không phải tất cả rủi ro đều quan trọng như nhau. Một số rủi ro có khả năng xảy ra thấp hơn nhiều, trong khi những rủi ro khác chắc chắn sẽ xảy ra nếu bạn không ngăn chặn chúng. Tương tự như vậy, một số rủi ro sẽ gây ra nhiều vấn đề nếu chúng xảy ra, trong khi những rủi ro khác sẽ hầu như không có vấn đề hoặc rất dễ sửa chữa khi chúng xảy ra. Thậm chí, điều quan trọng là phải xem xét khả năng nhận thấy sự kiện khi một rủi ro xảy ra — nếu nó có khả năng không được chú ý, nhưng sẽ gây ra một lượng lớn rắc rối, thì việc cố gắng đảm bảo nó không xảy ra có thể rất quan trọng. Đối với những người đã quen với việc sử dụng quy trình Phân tích Hiệu ứng và Chế độ Thất bại (FMEA), bạn sẽ nhớ rằng mỗi rủi ro đã xác định được đánh giá dựa trên mức độ nghiêm trọng của ảnh hưởng, khả năng xảy ra và cơ hội phát hiện do các biện pháp kiểm soát trong địa điểm.

Đối với ví dụ ở trên, khi một nhà cung cấp đã thông báo cho bạn rằng họ sẽ ngừng sản xuất một thành phần, bạn có thể sẽ đánh giá rủi ro là rất đáng kể, vì nó sẽ cản trở khả năng cung cấp sản phẩm của bạn cho khách hàng. Ví dụ thứ hai, trong đó việc hao mòn thiết bị sẽ tạo ra các bộ phận xấu trong một quy trình, có thể không phải là rủi ro đáng kể nếu chi phí phế liệu thấp và cơ hội phát hiện cao (ví dụ: bạn nhận thấy và chỉ cần sửa quy trình với giá trị chỉ 3 đô la của phế liệu mỗi lần). Trong đánh giá của bạn, bạn sẽ muốn xem xét ba điều: mức độ nghiêm trọng, sự xuất hiện và phát hiện. Mức độ nghiêm trọng của vấn đề sẽ được tạo ra bởi rủi ro nếu nó xảy ra? Khả năng xảy ra rủi ro như thế nào? Khả năng bạn phát hiện ra sự cố nếu nó xảy ra như thế nào? Ngay cả khi bạn không sử dụng mẫu FMEA chính thức, việc sử dụng các tiêu chí đánh giá này sẽ giúp bạn xác định xem rủi ro có đủ đáng kể để thực hiện điều gì đó hay không.

Bước 4: Xác định các biện pháp kiểm soát và các lựa chọn khác để giảm thiểu rủi ro trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng

Bạn sẽ làm gì tiếp theo? Sau đó, bạn sẽ cần phải mở rộng suy nghĩ của mình về từng rủi ro. Nếu một rủi ro có thể gây ra một vấn đề gây khó khăn cho bạn và có 50-50 cơ hội xảy ra, thì bạn sẽ cần phải đánh giá xem bạn sẽ làm gì với nó — nói cách khác, bạn sẽ áp dụng biện pháp kiểm soát nào. Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể chọn không làm gì nếu tầm quan trọng của rủi ro không đảm bảo hành động. Biết mức độ quan trọng của rủi ro — hay nói cách khác, nó sẽ ảnh hưởng đến bạn như thế nào — là điều đầu tiên bạn cần làm trước khi quyết định bạn sẽ phản ứng như thế nào. Bạn sẽ đặt những biện pháp kiểm soát nào? Tư vấn hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp bạn xác định các biện pháp kiểm soát và các lựa chọn để giảm thiểu rủi ro.

Để làm cho tư duy dựa trên rủi ro hoạt động cho tổ chức của bạn, bạn sẽ muốn làm cho việc kiểm soát rủi ro phù hợp với mức độ rủi ro của bạn. Vì vậy, sau khi xác định rủi ro nào là đáng kể, bạn phải làm gì? Bạn sẽ muốn xác định những biện pháp kiểm soát nào cần áp dụng cho mỗi rủi ro, nhưng bạn làm điều này như thế nào? Bí quyết trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng là sử dụng ý nghĩa rủi ro để quyết định mức độ kiểm soát nào là cần thiết.

Vì vậy, khi bạn biết mức độ quan trọng của rủi ro, bạn sẽ dễ dàng biết mình cần làm gì với nó. Những rủi ro rất đáng kể cần được quan tâm nhiều hơn và có kế hoạch lớn hơn những rủi ro không đáng kể. Bạn có thể áp dụng biện pháp kiểm soát kỹ thuật để ngăn chặn rủi ro tiềm ẩn đáng kể xảy ra, trong khi rủi ro nhỏ có thể được nhận thấy và khắc phục dễ dàng với ít tác động về chi phí hoặc thời gian có thể chỉ được theo dõi bằng một kế hoạch hành động khi nó xảy ra. Trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng các biện pháp kiểm soát hoặc các lựa chọn khác cần được đánh giá dựa trên tầm quan trọng của từng rủi ro mà nó được thiết kế để giải quyết.

Với ví dụ về việc nhà cung cấp ngừng sản xuất một bộ phận, bạn có thể thực hiện hành động để tìm một nhà cung cấp mới hoặc bạn có thể tìm một bộ phận thay thế — có nghĩa là thiết kế lại và có khả năng xác nhận lại sản phẩm của bạn để phù hợp với thay đổi này. Kế hoạch xử lý rủi ro này có thể dài và nhiều khía cạnh, bao gồm một kế hoạch giải quyết song song cả hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp và hoạt động tái thiết kế sản phẩm. Việc giải quyết một rủi ro phức tạp như vậy có thể cần nguồn lực đáng kể về thời gian và nỗ lực để giảm thiểu.

Ví dụ về quy trình tạo ra các bộ phận phế liệu do máy móc bị mài mòn, có thể có một số biện pháp xử lý rủi ro có thể được xem xét. Thay thế máy có thể tốn kém và không hiệu quả đối với giá trị phế liệu mà nó sẽ tiết kiệm được; tương tự như vậy, quy trình bảo trì phòng ngừa cần được đánh giá về hiệu quả chi phí do sự phức tạp của bảo trì phòng ngừa hoặc thời gian ngừng hoạt động gặp phải. Thậm chí có thể bạn chỉ cần chấp nhận rủi ro tạo ra các bộ phận xấu và chỉ cần theo dõi quá trình để bạn nhận thấy khi nào các bộ phận xấu được tạo ra, tại thời điểm đó, một điều chỉnh đơn giản có thể được thực hiện.

Điều quan trọng cần làm là đảm bảo rằng bất kỳ kiểm soát nào mà bạn quyết định là cần thiết sẽ trở thành một phần nhúng trong các quy trình QMS của bạn, để chúng không bị bỏ qua. Các hoạt động giám sát và đo lường cần phải trở thành một phần của quy trình thường xuyên và bất kỳ biện pháp kiểm soát nào được áp dụng cần được những người vận hành quy trình được đề cập hiểu rõ, để họ không chỉ biết phải làm gì mà còn biết tại sao kiểm soát rủi ro quan trọng. Trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng đào tạo nhận thức về các rủi ro trong quy trình là rất quan trọng, vì kiến thức này có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa các nhân viên phản ứng phù hợp khi vấn đề xảy ra và mất thời gian và tiền bạc quý giá do chậm trễ trong việc ngăn chặn một vấn đề.

Điều này kết thúc quy trình bốn bước để quản lý rủi ro trong tư vấn hệ thống quản lý chất lượng, nhưng một giai đoạn bổ sung cần bổ sung là đánh giá rủi ro định kỳ. Mặc dù không phải là một trong bốn bước, nhưng việc xem xét rủi ro định kỳ là một mắt xích quan trọng khiến quy trình bốn bước này trở thành một chu trình. Trong QMS của bạn, có một số quy trình trong đó việc xem xét rủi ro là hữu ích và việc đánh giá rủi ro vào những thời điểm này bằng cách sử dụng quy trình bốn bước sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn không bỏ qua bất kỳ rủi ro nào. Các quá trình này bao gồm lập kế hoạch QMS, lập kế hoạch và kiểm soát các quá trình sản phẩm và dịch vụ, thiết kế, mua hàng, đánh giá nội bộ và các hành động khắc phục. Bao gồm đánh giá rủi ro trong các quy trình này giúp bạn đánh giá định kỳ rủi ro của mình và là một cách để đảm bảo rằng bạn có đánh giá liên tục về những rủi ro nào cần được giải quyết trong công ty của bạn. Việc xem xét rủi ro này cũng nên bao gồm việc xem xét và cập nhật quy trình quản lý rủi ro để đảm bảo rằng quy trình này được cải thiện và vẫn hữu ích cho tổ chức của bạn.

 

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ GỌI NGAY QUA HOTLINE: 0938.161.564

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & ĐÀO TẠO NAPHA

Địa chỉ Tầng 3, An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận.3, TP. HCM
Email: tuvannapha@gmail.com

Bình luận (0)

Gửi bình luận của bạn

Captcha
Tiếng Anh